W ramach działalności przeprowadziliśmy dziesiątki audytów w HubSpot Sales. Większość konfiguracji była wykonywana samodzielnie przez klientów, ale zdarzało się, że trafialiśmy na takie, które zostały wykonane przez innych Partnerów HubSpot.
Na początku działań na HubSpot, klienci często nie zdawali sobie sprawy z problemów z konfiguracją systemu. Problemy te zaczynały pojawiać się, gdy firma rosła i zaczynały występować ograniczenia, polegające na coraz większej trudności w pracy na systemie, wpływające na codzienną pracę zespołu. HubSpot zamiast pomagać, stawał się pomału kulą u nogi. W tym artykule przedstawimy 10 błędów, które najczęściej znajdowaliśmy u klientów i które powodowały problemy w pracy zespołu, ograniczając korzyści płynące z HubSpot.
Nieskonfigurowanie stanowiska sprzedaży - Niepodłączona poczta, kalendarz pod HubSpot, brak wykorzystywania dzwonienia z HubSpot, brak prowadzenia tasków i notatek – to sytuacja, która powoduje, że nie działa nam "złota szóstka HubSpot", czyli sześć czynności, które robisz, i dzięki którym działa całe raportowanie w HubSpot. Te sześć czynności to: mail, telefon, spotkanie, notatka, zadanie i założenie transakcji. Jeśli nie masz tego dobrze ustawionego, nie zadziała Ci raportowanie z kim ostatnio kontaktowałeś, kiedy masz kolejne zadanie, a także cała analityka ilości zadań, telefonów i spotkań w Sales Analytics.
Wykorzystywanie lejka transakcji DEAL do prospectingu i za wczesne zakładanie transakcji - Dodawanie firm do lejka transakcji, z którymi nawet nie rozmawialiśmy w procesie sprzedaży, bo widzimy je w kanban i jest nam łatwiej, niż praca na kontaktach czy firmach. Tylko w tej sytuacji mamy potem całe błędne raportowanie wyników – raportujemy błędnie ile faktycznych transakcji zakładamy, bo raportujemy też w nich prospektów, kontakty na których zakładamy transakcję zmieniają status life cycle stage na Opportunity a nim nie są, liczniki ilości transakcji na firmach liczą nam też te transakcje prospectingowe i tym samym mamy błędne ilości transakcji na firmach. Takie transakcje też wpływają na błędne raportowanie forecast. Ten błąd jest jednym z największych, jeżeli chodzi o pracę na HubSpot. Polecamy nasz artykuł na blogu opisujący poprawną pracę na lejku transakcji.
Nie wykorzystywanie pól lifecycle stage i lead status - To dwa podstawowe i jedne z najważniejszych pól, jednak często nie wykorzystywane lub błędnie zastosowane. Te pola służą do kontroli pracy na kontaktach i firmach oraz do określania w jakim etapie lejka sprzedaży dany kontakt i firma się znajduje. Bez tego nie mamy jak podzielić kontaktów na leady, prospectów, klientów czy potencjalne transakcje. Nie możemy też zbudować efektywnej integracji marketingu i sprzedaży. Sytuacja ta często powiązana jest z błędem numer 2, koncentrujemy się na prowadzeniu całych działań, wykorzystując pipeline transakcji, zamiast stosować proces pracy na kontaktach i firmach, a transakcje zakładać w momencie, gdy faktycznie dana firma się na nią kwalifikuje.
Nie kwalifikowanie i opisywanie kontaktów w systemie - Brak procesu, który na bazie dziennej przegląda każdy kontakt i opisuje go oraz taguje go do dalszych działań marketingowych i sprzedażowych, z czasem w bazie kontaktów i firm mamy ich dziesiątki z nieprawidłowymi lub brakującymi danymi, co powoduje, że nie mamy jak ich segmentować i wykorzystywać do dalszych działań. CRM staje się jednym wielkim zbiorem danych, z którego coraz trudniej korzystać. Jest nam trudno przygotować kampanię powrotu do przegranych transakcji czy sprzedaży dodatkowych produktów.
Brak pracy na widokach kontaktów, firm i transakcji - Sprzedawcy powinni mieć wszystko na przysłowiowej tacy, ale tak nie jest, jeśli nie mają dobrze ustawionych widoków. HubSpot umożliwia łatwe filtrowanie danych, czy zmiany kolumn, dając możliwości szybkiego dostępu do informacji. Widoków powinno być kilka z góry ustawionych, na przykład:
- pokazujących kontakty danego sprzedawcy
- nowe kontakty, z którymi ma się skontaktować,
- kontakty, z którymi prowadzone są rozmowy,
- kontakty prospectingowe
- zakwalifikowane kontakty sprzedażowe (SQL).
Nie mając dobrze ustawionych lead status i lifecycle stage, plus kwalifikacji kontaktów, będzie nam ciężko pracować na widokach i tym samym stracimy dużo czasu na szukanie danych.
Integracja działań marketingu i sprzedaży - Brak integracji działań marketingu i sprzedaży oznacza, że sprzedaż nie jest informowana automatycznie o potencjalnych klientach zainteresowanych ofertą, marketing nie ma kontroli nad tym, czy wszystkie kontakty są podejmowane przez sprzedaż. Prowadzi to do utraty możliwości sprzedażowych. HubSpot umożliwia automatyzację takich czynności, wymagane do tego jest spełnienie poprzednich punktów związanych z kwalifikacją kontaktów i ich poprawnym oznaczaniu w lejku.
Braki w automatyzacji pracy sprzedaży - W HubSpot mamy ogromne możliwości automatyzacji pracy sprzedaży za pomocą funkcji workflow, możemy automatycznie zmieniać wartości pól, automatycznie otwierać i zamykać transakcje, automatycznie generować zadania czy rotować leady pomiędzy sprzedawcami. Bardzo często widzimy ograniczenia w wykorzystaniu automatyzacji, a do nich zaliczamy też np. wykorzystanie sekwencji.
Brak pracy na zadaniach - Niewykorzystanie automatyzacji generacji zadań i zarządzania przez sprzedawców zadaniami przez dedykowane kolejki zadań. Oszczędza to czas na ich realizację. Kolejki zadań umożliwiają automatyzację telefonowania czy przyspieszają wykonanie powtarzalnych zadań.
Brak znajomości funkcji HubSpot - klienci, którzy nie przeszli przez pełen onboarding HubSpot, bardzo często nie znają podstawowych jego funkcji, najczęściej spotykamy się z brakiem wiedzy o sekwencjach, możliwościach ustawień własnych ekranów, tworzeniu raportów, funkcji kampanii ABM czy automatyzacjach pracy na lejku sprzedaży. Kluczowym brakiem jest też brak wykorzystania pluginu do poczty Gmail czy Outlook integrującym nam wysyłkę poczty z HubSpot, a także dającym dostęp do szablonów maili czy linków do umawiania spotkań.
Nie wykorzystywanie aplikacji mobilnej HubSpot - aplikacja mobilna HubSpot pozwala nie tylko na dostęp do najważniejszych danych w CRM. Z praktyki widzimy, że jej dwie funkcje pozwalają na znaczne usprawnienie pracy, jest to dzwonienie oraz skanowanie wizytówek. Dzwoniąc z aplikacji mobilnej, mamy możliwość od razu zarejestrowania telefonu do CRM oraz nagrania głosowej notatki, co znacznie usprawnia pracę. Skaner wizytówek od razu wrzuca dane z wizytówki do CRM i mamy też możliwość oznaczenia skanowanego kontaktu np. konferencją, na jakiej go spotkaliśmy.
Wszystkie te błędy są poważnymi ograniczeniami w skutecznej pracy z systemem HubSpot Sales. Dlatego warto zainwestować czas i wysiłek w ich eliminację, aby wykorzystać pełnię możliwości, jakie daje ten system. HubSpot jest świetnym narzędziem do automatyzacji procesów sprzedażowych, ale tylko wtedy, gdy jest właściwie skonfigurowany i wykorzystywany.
Jeśli chcesz poznać, w jakich miejscach możesz poprawić swój HubSpot, to zapraszamy Cię do skorzystania z naszego darmowego audytu HubSpot Sales Hub. To kompleksowy proces sprawdzenia ponad 30 punktów konfiguracji systemu, dający Ci obraz tego, co możesz poprawić, aby sprawniej i efektywniej pracować na HubSpot. Wypełniając formularz kontaktowy, po prostu wybierz Audyt HubSpot.
