W ramach działalności przeprowadziliśmy dziesiątki audytów w HubSpot Marketing Hub. Większość konfiguracji była wykonywana samodzielnie przez klientów, ale zdarzało się, że trafialiśmy na takie, które zostały wykonane przez innych Partnerów HubSpot.
Główne problemy koncentrowały się na braku wiedzy z tego jak HubSpot działa i na czym się trzeba w nim koncentrować. Na początku może wydawać się, że jest to po prostu system do landing page czy mailingów. Będzie to jednak duże uproszczenie powodujące w dłuższym czasie wiele problemów. HubSpot nie jest trudny do konfiguracji, ale wymaga onboardingu. Czyli systematycznego przejścia przez jego filozofię działania. Wtedy mamy możliwość uniknięcia poniższych 10 błędów jakie wykrywaliśmy podczas naszych audytów.
- Brak kontroli nad przepływem leadów - Niewłaściwa konfiguracja przepływu leadów w HubSpot może prowadzić do utraty ważnych danych, co wpływa na efektywność działań marketingowych. Konieczne jest ustalenie całego procesu przepływu danych przez HubSpot, aby marketing miał informacje o tym, co działa, a co nie, i nie było ryzyka zgubienia leadów. Kluczowymi funkcjami HubSpot w tym zakresie są pola lifecycle stage oraz lead status. One definiują cały lejek marketingowy. Lejek ten składa się ze statusów kontaktów określanych jako Lead, MQL, SQL, Opportunity, Customer, Evangelist. Nieprawidłowe ustawienie tych pól jest największym błędem i niestety najczęściej występującym. Wpływa też bardzo na opisany dalej problem z integracją działań marketingu i sprzedaży.
- Nieprawidłowa obsługa RODO i subskrypcji - Brak konfiguracji systemu w zakresie RODO i subskrypcji może prowadzić do problemów związanych z kontrolą danych w systemie oraz niezgodną z RODO komunikacją z klientami. Standardowo ta funkcja nie jest włączona i w systemie wszystko działa, wysyłają się maile, zbierają dane z formularzy oraz cookies. Jednak problemem jest to, że zbieramy wszystko bez zgody klienta, nie wiemy kto wyraził zgodę na jakie działania np. newsletter, co powoduje, że trudno nam odpowiedzieć końcowo na pytanie, do kogo możemy właściwie wysłać maila. A to ma duże znaczenia dla kosztów opłaty za HubSpota i płacenia za kontakty marketingowe opisane w dalszych punktach.
- Niewłaściwe wykorzystanie analityki danych w HubSpot - Aby właściwie monitorować i analizować dane w HubSpot, konieczne jest skonfigurowanie systemu, aby śledził domeny, wykorzystywał kluczowe raporty oraz śledził konwersje nowych leadów na transakcje. W tym celu należy podłączyć kod śledzenia HubSpot do strony internetowej. Często zdarza się, że klienci prowadzą działania marketingowe, takie jak maile czy strony landing page, ale nie posiadają kompletnych informacji o pozyskanych kontaktach. Dzieje się tak, ponieważ nie tagują ich źródłami ani nie analizują ich zachowania na stronie. Właśnie dlatego tak ważne jest skonfigurowanie systemu HubSpot w sposób umożliwiający pełne śledzenie i analizowanie działań klientów na stronie internetowej.
- Problemy z obsługą wielu domen brandowych - Klienci posiadający wiele domen brandowych, takich jak np. BusinessWeb i Digitpoint, potrzebują wersji Enterprise Marketing Hub w celu prawidłowego raportowania wyników. W przeciwnym razie, dane analityczne mogą zostać zaburzone, co prowadzi do niewykorzystania kluczowych funkcjonalności systemu. Kod śledzenia HubSpot jest podłączony do wielu domen i zbiera skumulowany ruch ze wszystkich z nich, raportując go na jednej domenie. Niestety, oznacza to, że nie można dokładnie śledzić ruchu na każdej z osobnych domen w HubSpot
- Niewłaściwe wykorzystanie HubSpot jako generatora leadów - HubSpot to narzędzie, które ma pomóc w generowaniu leadów, a kluczowym elementem działań w tym zakresie są treści na blogu oraz budowanie ścieżek konwersji z nich na leady. Aby w pełni wykorzystać potencjał HubSpot jako narzędzia do generowania leadów, konieczne jest opracowanie systematycznego procesu tworzenia treści, który pozwoli na synchronizację wszystkich działań i zwiększenie konwersji. Niestety, wielokrotnie artykuły blogowe u klientów nie są tworzone według określonej strategii generacji leadów, co prowadzi do niewykorzystania funkcji Topic Clusters, SEO, CTA oraz Landing Page w HubSpot. Prowadzi to do tego, że nie wiemy które artykuły, generują nam ile leadów i jaką mamy z nich konwersję.
- Problemy z integracją działań marketingowych i sprzedażowych - Integracja marketingu i sprzedaży to kluczowa koncepcja filozofii HubSpot. Jej celem jest, aby wiele działań odbywało się automatycznie i aby leady były automatycznie dostarczane do sprzedaży. Aby to osiągnąć, konieczne jest odpowiednie zastosowanie lifecyccle stage i lead status, a także wdrożenie scoringu i workflow automatyzacji. Te funkcje są niezbędne do osiągnięcia celów integracji. Jednak często nie możemy ich zrealizować, bo nie zrealizowaliśmy poprawnie przepływu leadów przez HubSpot, opisanym w punkcie 1.
- Brak wykorzystania funkcji Campaigns i Calendar - Niewykorzystanie funkcji Campaigns i Calendar w HubSpot utrudnia szczegółową analizę wyników działań marketingowych oraz planowanie przyszłych działań. Dlatego, jeśli prowadzimy wiele działań marketingowych, warto mieć całościowy obraz tego, jak działa cała kampania. Bez wykorzystania tych funkcji nie widzimy całościowego obrazu działania kampanii. Dodatkowo, możemy nią śledzić także działania poza naszą stroną poprzez śledzenie UTM powiązanych z daną kampanią. Funkcja Campaigns umożliwia śledzenie każdej kampanii, jej celów i wyników. Natomiast funkcja Calendar pozwala na planowanie działań i ich harmonogramowanie w czasie. Dzięki temu możemy dokładnie śledzić, co się dzieje w naszej kampanii i jakie działania przynoszą najlepsze wyniki.
- Zarządzanie kontaktami marketingowymi - Kontakty marketingowe w HubSpot miały pomóc w optymalizacji kosztów, ale stanowią one często duży problem z zrozumieniem ich koncepcji. Często klienci niepotrzebnie ponoszą koszty licencji, kupując dodatkowe kontakty, których wcale nie potrzebują. Kontakt marketingowy to taki kontakt, z którym chcemy prowadzić działania marketingowe, czyli wysyłać maila lub dodać do kampanii reklamowej automatycznie z połączonym kontem reklamowym do HubSpot. Dlatego nie ma sensu oznaczać jako kontakt marketingowy kontaktów bez zgody, do których nie możemy wysłać maila lub takich, które nie otwierają naszych maili od dłuższego czasu. Możemy je odznaczyć i zrobić miejsce na nowe kontakty. W HubSpot możliwe jest to w cyklach miesięcznych, co pozwala na skuteczne zarządzanie kontaktem marketingowym i optymalizację kosztów.
- Brak ustawień personalizacji komunikacji - HubSpot to platforma umożliwiająca personalizację komunikacji z klientami. Personalizacja może przybierać różne formy, ale najważniejszą koncepcją jest smart content. Smart content to możliwość dostosowywania treści na stronie np banerów CTA, napisów na landing page, pop up, czy czat, do etapu na którym znajduje się klient na ścieżce zakupowej. Nie wykorzystywanie tej funkcji, ogranicza nasze możliwości w zakresie budowy kompleksowego procesu pozyskania leadów przez naszą stroną www.
- Niewykorzystywanie widoków - Niewykorzystywanie funkcji dostosowywania widoków to coś, co często jest pomijane w procesie wdrażania, ale może bardzo ułatwić pracę twojemu zespołowi. W HubSpot istnieje wiele obszarów, w których można dostosować, jakie informacje są wyświetlane i w jakiej kolejności. Jednym z kluczowych obszarów jest ustawienie widoków w postaci listy kontaktów, z odpowiednim filtrowaniem oraz kolumnami - np. pokazującym nowe leady, które nie przeszły procesu kwalifikacji oraz ich źródła, MQL przekazane do sprzedaży oraz ich statusy. Widoki zapewniają szybki dostęp do podstawowych informacji, ale wymagają często poprawnego ustawienia lifecycle stage i lead status w systemie.
Jak zapewne zauważyłeś, poprawne ustawienie lifecycle stage i lead status jest kluczowe do działania całego systemu, a w tym obszarze pojawiają się najczęstsze błędy. Wynika to z faktu, że nie jest to proste, ale wdrażając system warto poświęcić czas na dokładne zdefiniowanie tych statusów. Dzięki temu, twoje działania marketingowe i sprzedażowe będą bardziej skuteczne, a ty będziesz miał lepszy wgląd w cały proces.
Podsumowując, istnieje wiele błędów, które mogą wystąpić podczas konfiguracji HubSpot Marketing Hub. Aby uniknąć problemów, warto zadbać o prawidłowe ustawienie systemu, edukację zespołu marketingowego oraz monitorowanie efektywności działań marketingowych i sprzedażowych. Poprawna konfiguracja HubSpot pozwala na pełne wykorzystanie możliwości oferowanych przez platformę, co może przyczynić się do zwiększenia efektywności działań marketingowych oraz sprzedażowych firmy.
Jeśli chcesz poznać, w jakich miejscach możesz poprawić swój HubSpot, to zapraszamy Cię do skorzystania z naszego darmowego audytu HubSpot Marketing Hub. To kompleksowy proces sprawdzenia ponad 30 punktów konfiguracji systemu, dający Ci obraz tego, co możesz poprawić, aby sprawniej i efektywniej pracować na HubSpot. Wypełniając formularz kontaktowy, po prostu wybierz Audyt HubSpot.
