Przykład raportu audytu HubSpot - obszar marketing

Poznaj przykładowe wyniki raportu audytu HubSpot w obszarach marketingu. Audyt został wykonany u klienta, który wcześniej korzystał z onboardingu innego partnera HubSpot. 

Wprowadzenie

Przeprowadzony audyt systemu pokazał duże luki w wiedzy dotyczącej HubSpot. Z jednej strony mamy duże oczekiwania do uzyskania konkretnych raportów z systemu, z drugiej braki w wiedzy z poszczególnych modułów oraz ich ustawień. W pierwszym kroku rekomendujemy przeprowadzenie systematycznych warsztatów przechodzących przez setup techniczny, poznanie poszczególnych funkcji w których nie ma wiedzy, wykrycie podczas szkoleń usprawnień i na końcu zintegrowaniu procesów marketingu oraz sprzedaży (obsługi klienta) wraz z budową całego raportowania. Takie podejście pozwoli nam nam przeprowadzenie jakościowego projektu oraz uzyskanie przez DigitPoint zakładanych celów. W przypadku punktowych prac, ryzykujemy chaotyczne posuwanie się do przodu i zmarnowanie czasu. 
Poniżej poszczególne elementy audytu oraz rekomendacje działań.

Wyniki spotkania audytowego 

Dane

Braki w konfiguracji lejka marketingowego i sprzedażowego z zastosowaniem lifecycle stage i lead status. Konieczne przeprowadzenie odpowiednich warsztatów i ustawienie procesu. Dziś wykorzystywany jest status CUSTOMER nadawany automatycznie w momencie wygrania transakcji.  Ponieważ nie wszystkie procesy sprzedażowe są na HubSpot, dotyczy to tylko części klientów i oferty. 

Dodatkowo przez brak konfiguracji lejka nie można używać funkcji smart content np. do zmiany CTA lub mailingów w zależności od etapu lejka klienta. Nie można też poprawnie segmentować klientów.

Nie ma też zarządzania kontaktami marketingowymi - do weryfikacji procesy ich nadawania i odłączania od kampanii. Wykorzystanie ich tylko do działań mailingowych i reklamowych. W HS Enterprise kontakty są w cenie 100 USD za 10000, dlatego warto przeanalizować czy nie dokupić kontaktów aby nie tracić dużo czasu na ich zarzadzanie aby utrzymać limit 10000. 

Subskrypcje - nadawane automatycznie na wiele obszarów ale z dużym prawdopodobieństwem nie usuwane w momencie wypisu, co powoduje, że kontakty nadal zostają zapisane na listy, a być może nie powinny. Dodatkowo będzie to zajmować kontakty marketingowe, ponieważ trzymamy je dla osób nie mające zgód. 

Lead scoring - nieużywane funkcje automatycznego scoringu klientów - do ustawienia w procesach analiz lifecycle stage oraz w strategii ocieplania leadów.

Analityka internetowa

W zakresie analityki internetowej wykryto następujące obszaru do poprawy:

• Braki podłączenia wszystkich domen do widoków analitycznych.
• Konieczne dodanie domen bandowych
• Dodanie widoków analitycznych do stworzonych domen
• Ruch Paid Social pokrywa się z ruchem organicznym, sprawdzenie tego co może być przyczyną takich działań
• Nie ma monitoringu konwersji CTA - do wdrożenia w ramach dalszych prac konieczne ustalenie strategii konwersji z treści blogowych
• Nie ma monitoringu treści blog za pomocą klastrów tematycznych - do konfiguracji w ramach strategii SEO i przeszkolenia z tej funkcji.
• Custom Behavioral Events - funkcja Enterprise pozwalająca na tagowanie miejsc na stronie www np guzików i pomiar kto je klika. Skonfigurowanie tej funkcji pod guziki na stronie www i inne zdarzenia na www. 
  
  

Mailingi

Nie wykorzystywany system mailingowy. Do przeszkolenia z obszaru wraz z szkoleniami z edytora mailingów. Do zweryfikowania subskrypcje oraz zasady związane z wysyłką maili do niezaangażowanych osób. Przeszkolenie z smart content w mailingach aby spersonalizować ich komunikację. 

Do weryfikacji workflowy pod kątem tego czy wysyłają informacje do niezaangażowanych. Ponieważ jest włączona funkcja która ogranicza wysłanie do osób nie otwierających maili, co może ograniczać nasze działania z automatyzacją marketingu. 

Landing page 

Bazowe wykorzystanie do kampanii reklamowych, bez zaawansowanych funkcji graficznych, konieczne przeszkolenie z edytorów oraz stworzenie szablonów landing page do dalszych prac i kampanii, ułatwiających dalszą pracę zespołowi marketingu. 
Do konfiguracji są poszczególne subdomeny do dodanych do HubSpot domen brandowych, tak aby każda marka miała swój adres URL dla landing page. 
Podczas szkolenia z designera, rekomendowane jest wybranie konkretnego LP do pracy i pokazanie najlepszych praktyk na nim. 
BusinessWeb może również wykonać kilka szablonów landing page, które marketing będzie kopiował do dalszych prac. 

SEO oraz CTA

NIe ma ustawionego systemu monitoringu ruchu na blogach i podłączonego bloga pod HubSpot. Konieczna konfiguracja działań blogowych i przeniesienie linkowania do HubSpot, w celu uruchomienia analityki konwersji.  Stworzenie topic cluster w HubSpot pomoże w pozyskaniu wiedzy o ruchu oraz konwersji na kontakty, po połączeniu wpisów blog z analityką CTA. 

Funkcje CTA nie są wykorzystywane - do wypracowania strategia podłączenia CTA do blogów oraz integracja ich z lejkiem marketingowym i sprzedażowym - możliwe po zakończeniu prac na konfiguracją danych lifecycle stage. 

Do podłączenie jest Google Search Console w celu zasilenia HubSpot danych z ruchu organicznego na stronie WWW i uzyskania lepszych danych. 

Raportowanie

Cały obszar raportowania jest do szkolenia i konfiguracji. Występują tu największe potrzeby ale i braki wynikające z ustawień samego systemu.  Do przeprowadzenia jest szkolenie z raportów oraz pomoc w zakresie konfiguracji nowych raportów wymaganych w procesach marketingowych. 

Formularze kontaktowe

Wykorzystanie formularzy kontaktowych jest ograniczone. Główne potrzeby związane są z raportowanie danych z formularzy w obszarach pozyskiwania danych - produkty, lokalizacje. Dodatkowo klienci wypełniają kilka formularzy i wykorzystywane są te same pola informacji dodatkowej co powoduje ich wyświetlanie na innych stronach, nie związanych z danym produktem i  konieczność czyszczenia danych w polu za pomocą workflow. Do przeglądu proces zbierania danych, być może konieczność zrobienia dedykowanych formularzy do do poszczególnych stron www. 

Nie jest wykorzystywana funkcja progresywnych formularzy, która sprawdziłaby się przy zbieraniu danych, tam gdzie przenikają  się usługi wybierane przez klientów. 

Workflow

Konieczny przegląd i inwentaryzacja tego co jest obecnie skonfigurowana. Nie ma obecnie na ten temat wiedzy, nie wiemy co dokładnie robią workflowy i jakie pełnią funkcje. Inwentaryzacja ma pomóc w ich docelowej konfiguracji i pozostawieniu tylko tych wymaganych. 

Reklama i Social Media 

Przeszkolenie z działań reklamowych oraz skonfigurowanie kont reklamowych. Obecnie nie wszystkie są podpięte pod HubSpot i nie zbierane są pełne dane. Poprawne skonfigurowanie kont oraz połączenie z funkcjonalnościami list segmentacyjnych oraz lejka kontaktów lifecycle stage, umożliwi marketingowi optymalizację konwersji reklam, dzięki ich wyświetlaniu w oparciu o własne dane. 

Konieczne jest też sprawdzenie analityka poprawnie taguje kampanie social media (płatne) gdyż wpadają w ruch organiczny. Ograniczone jest też wykorzystanie Social Media do działań związanych z promocją DigitPoint na profilach społecznościowych. 

Listy segmentacyjne

Listy segmentacyjne są wykorzystywane do mailingów, reklam oraz ocieplania leadów, ponieważ te procesy nie są stosowane na HubSpot, ograniczone jest też stosowanie list. W toku prac nad zapoznaniem zespołu z mailingami, zostanie omówiona koncepcja wykorzystywania list oraz zarządzania ich konfiguracją 

Ocieplanie leadów i procesy kwalifikacji

W związku z brakiem ustawień opcji związanych z kwalifikacją leadów oraz tagowaniem kontaktów lifecycle stage, nie ma w chwili obecnych procesów ocieplania kontaktów, wykonywanych za pomocą automatycznych workflow HubSpot. Stosowny projekt działań zostanie wykonany po zakończeniu ustawień i określeniu procesów zakupowych klientów.  Musimy mieć bowiem do niego zakończone poszczególne szkolenia i konfiguracje.

Rekomendacja działań

Na bazie zebranych informacji proponujemy przeprowadzenie następującego procesu związanego z konfiguracją systemu HubSpot w DigitPoint. Zaczynamy od systematycznych warsztatów wprowadzających w HubSpot, tak aby zbudować bazę do dalszych prac konfiguracyjnych

HubSpot Setup Techniczny - Uporządkowanie danych w systemie

• Subskrypcje marketingowe  i zapisy na listy - weryfikacja procesów nadawania zgód i uporządkowania danych
• Kontakty marketingowe - oczyszczenie bazy oraz ustawienie procesów nadawania prawidłowych danych
• Konfiguracja domen w analityce marketingowej
• Przegląd i inwentaryzacja posiadanych przez DigitPoint workflow tak, aby poznać zakres konfiguracji, wykorzystanie danych i umożliwić dalsze działania w zakresie automatyzacji procesów i ocieplania leadów. 
• Ustawienie kont reklamowych - tak aby zbierać dane z wszystykich

Przeprowadzenie szkoleń z funkcji HubSpot dziś nieznanych lub nie w pełni wykorzystywanych - wyrównanie wiedzy zespołu z możliwości HubSpot

• Szkolenie z formularzy kontaktowych oraz przeprowadzenie ich docelowej konfiguracji na poszczególnych stronach, rozwiązanie kwestii ilości formularzy, ich podziału na różne strony i raportowania z nich.
• Szkolenie z designera i projektowania landing page oraz mailingów. Opracowanie przykładowego LP do kompanii jako szablonu, opracowanie przykładowego szablonu maila.
• Szkolenie z systemu reklam HubSpot, skonfigurowanie całości kont reklamowych do raportowania.
• Szkolenie z systemu automatyzacji workflow oraz integracji z zewnętrznymi aplikacjami jak Zapier, Google Sheets
• Szkolenie z systemu raportowego HubSpot, wprowadzenie do zasad pracy w systemie raportów konfigurowanych oraz do analityki muti touch attribution. 
  Integracja marketing i sprzedaż (obsługa klienta)
  
  

Integracja marketing - sprzedaż

• Zapoznanie się z obecnymi procesami sprzedaży oraz marketingu w zakresie pozyskiwania kontaktów. Rozrysowanie procesu i dla każdego ze strumieni leadów trafiających do DigitPoint, opracowanie przepływu przez Life Cycle Stage (LCS)  do momentu przejścia w etap MQL i SQL. 
  • Dla danego przepływu leadów przez Lifecycle Stage określenie kiedy status Lead, MQL, SQL i co powoduje ich zmiany, jakie Lead Status (LS) wykorzystujemy do monitorowania pracy na leadach.
  • Stworzenie opisu systemu LCS i LS - przygotowanie instrukcji procesu dla każdego z źródeł leadów
  • Stworzenie dodatkowych lead statusów w taki sposób żeby pasowały do procesu na danym źródle leadów
  • Implementacja ustawień LCS, LS w systemie HubSpot
• Wypracowanie scoringu leadów dla różnych leadów, tak aby wykorzystać go do segmentacji leadów pod względem ich kaloryczności oraz dalszych automatyzacji.
• Automatyzacja zmian statusów LifeCycle stage i Lead Status na bazie scoringu.
• Skonfigurowanie niezbędnych workflow automatyzacji procesów marketingowych. 

Wprowadzanie zmian do HubSpot na bazie szkoleń

Podczas szkoleń zostaną określone punkty wymagające konfiguracji i dalszych ustawień HubSpot, ich realizacja będzie określona  w ramach warsztatów szkoleniowych. Pozwoli to nam na wykrycie konkretnych działań usprawniających i wyprowadzenie konkretnych podprojektów. DigitPoint będzie też mieć możliwość decyzji czy wykonuje dane działania we własnym zakresie czy przy wsparciu BusinessWeb.

Raportowanie 

Ponieważ uzyskanie poprawnych danych raportowych jest kluczowym elementem realizacji prac, po zakończeniu procesów integracji marketingu i sprzedaży oraz szkoleń z poszczególnych modułów, zostanie przeprowadzony proces budowy docelowych raportów marketingowych. W procesie zostaną zaadresowane kwestie otrzymanych wcześniej zakresów jak:

• Połączone raportowania marketingowego i działań obsługi klienta - telefony i inne zdarzenia vs działania. 
• Raporty ilości leadów i formularzy na poszczególnych stronach, wraz z ich źródłami
• Poznanie raportowania Multi Touch Attribution który pozwala na łapanie danych z całego lejka działań - wielokanałowe analizy

Szacunki czasowe:

HubSpot Setup Techniczny - ok 10 godzin
Szkolenia z funkcji HubSpot - ok 10 godzin
Wsparcie w konfiguracji poszkoleniowej - ok 20 godzin
Integracja Marketingu i sprzedaży - ok 15 godzin
Konfiguracja raportowania ok 15 godzin