Pracownicy zajmujący się prognozowaniem sprzedaży mają bardzo trudne zadanie niezależnie od profilu działalności firmy — w grę wchodzi tak ogromna ilość zróżnicowanych czynników, że trudno jest dokonać jakiejkolwiek prognozy z dużą dokładnością.
To właśnie z tego powodu najnowsze osiągnięcia CRM w dziedzinie prognostyki mogą okazać się pomocne dla wielu spółek, które zamierzają zatrudniać lub szkolić specjalistów z dziedziny prognostyki.
Metody prognozowanie sprzedaży przez CRM — automatyka
Pierwsza możliwość agregacji oraz czytelnego wyświetlenia danych prognostycznych nie wymaga skomplikowanych działań ze strony administratora. Polega ona na zebraniu dotychczasowych danych, a następnie dokonaniu przez system prostych obliczeń na bazie rachunku prawdopodobieństwa.
Funkcjonuje to w sposób następujący: system analizuje, jaki procent transakcji doszedł do określonego stadium. Na podstawie wpisanych uprzednio do systemu danych o podobnym charakterze (np. zbliżonych rodzajów transakcji etc.),
Warto podkreślić, że jest to analiza dość ogólnikowa, polegająca tylko i wyłącznie na najważniejszych danych. Może się ona sprawdzić przy niektórych raportach. Jednak w przypadku konieczności przeprowadzenia nieco bardziej dogłębnych badań, warto zwiększyć dokładność podawanych przez CRM predykcji — można to zrobić na kilka sposobów.
Jak najdokładniej zdefiniować proces sprzedażowy
Dokładne definiowanie procesu sprzedażowego polega na skrupulatnym opisaniu, jakie aktywności muszą zostać podjęte (lub zakończone), aby dana transakcja przeszła z jednego stadium do kolejnego. Nie mogą być to jednak wyłącznie suche informacje, a praktyczny zestaw instrukcji, z którego na bieżąco będą korzystać przedstawiciele handlowi.
Choć mogłoby się wydawać, że takie „uszczelnienie” nie ma zbyt wiele wspólnego z dokładnością predykcji sprzedażowych CRM, w rzeczywistości oba te zjawiska są ściśle powiązane.
Im więcej szczegółowych danych, tym więcej materiału dla systemu do czynienia wartościowych prognoz.
Dokładnie taka sama zależność występuję pomiędzy stanem faktycznym danej transakcji, a czysto „elektronicznym” opisaniem jej w systemie. Jakiekolwiek rozbieżności w tym zakresie powodują zaburzenia perspektywy oraz niepoprawne dane — zarówno w raportach, jak i w prognozach na przyszłość.
W Hubspot możesz dowolnie opisać poszczególne etapy procesu sprzedażowego, a także określić w jakim stopniu rośnie szansa na wygraną z każdym kolejnym krokiem.
Podczas przenoszenia kart poszczególnych ofert na kolejne etapy, system sam może Ci przypomnieć o konieczności uzupełnienia istotnych danych (np. aktualna kwota prognozowanej sprzedaży z danej transakcji).
A zatem, wyraźne określenie koniecznych do spełnienia kryteriów jest w stanie uzmysłowić zarówno systemowi, jak i pracownikom, o jakim prawdopodobieństwie sukcesu mowa.
Odnajdź niedokończone transakcje, a następnie je domknij
Prawdopodobnie jednym z najbardziej nielubianych stanów rzeczy w branży są transakcje niedomknięte w sposób, który ciągnie się tygodniami lub miesiącami. Można z góry założyć, że jeśli dany deal nie został domknięty w parę tygodni, można o nim zapomnieć raz na zawsze.
Przyczyny mogą być najróżniejsze — zmiana sytuacji życiowej u klienta, okoliczności nagłe i nieprzewidziane, a czasem wręcz zwykła opieszałość. Choć wyciąganie starych, niedomkniętych transakcji z pewnością nie należy do rzeczy najprzyjemniejszych, nawet uzyskanie ostatecznej odmowy wpłynie pozytywnie na statystyki w systemie z punktu widzenia dokładności prognoz finansowych.
Hubspot pozwala ustawiać automatyczne powiadomienia dla transakcji o specyficznych parametrach - np. dla takich, z którymi nic się nie działo przez ostatnie 90 dni.
Jest rzeczą oczywistą, że niedomknięcie transakcji to pewnego rodzaju porażka dla sprzedawcy. Można ten moment w odpowiedni sposób wykorzystać — zorganizować odpowiednie szkolenie czy spotkać się sam na sam z pracownikiem w celu porozumienia. Jedna lub dwie niezakończone transakcje to nie koniec świata.
Zwłaszcza gdy prognozowanie sprzedaży może dzięki takim przypadkom polepszyć swoją dokładność.
Zastanów się nad indywidualnym systemem prognozowania
Jest to bardzo ciekawa metoda, która jednocześnie wymaga odpowiedniego zrozumienia. Bynajmniej nie polega ona na tym, że prognostyką zajmują się wszyscy pracownicy kolektywnie. Chodzi raczej o to, żeby każdy pracownik po otrzymaniu wytycznych do konkretnej transakcji, czysto hipotetycznie spróbował ocenić prawdopodobieństwo jej zamknięcia.
Najlepiej to uczynić na wpisanej przez administratora w system skali, która pozwoli na eksport tych danych w przyszłości.
Na powyższym screenie widzisz 5 przykładowych statusów, jakie mogą nadawać handlowcy w celu hipotetycznego określenia jakie jest prawdopodobieństwo zamknięcia sprzedaży na danym etapie.
Co to daje z punktu widzenia prognozowania sprzedaży?
Mogłoby się wydawać, że niewiele.
Rzeczywistość jest jednak inna — można nałożyć na siebie stan faktyczny po doprowadzeniu transakcji do końca na wcześniejsze prognozy, a po paru powtórkach tego procesu sprawdzić, kto miał najwięcej racji w swoich przewidywaniach.
Oprócz tego, ten pomysł obejmuje subtelne oddziaływanie psychologiczne — pracownik, który wprost odpowie, że nie widzi zbyt dużych szans na powodzenie konkretnej transakcji, prawdopodobnie spędzi nad nią mniej czasu niż nad innymi. I należy podkreślić, że jest to naturalne zjawisko wynikające z konieczności priorytetyzowania pewnych zadań nad inne — jest to specyfika pracy w każdym podmiocie gospodarczym.
Sprawdź Forecasting Tool — może sprawdzi się lepiej?
Wszystkie wymienione powyżej działania powinny być skonkludowane ponownym wykonaniem prognozy przy pomocy wbudowanego narzędzia — dzięki temu będzie najłatwiej ocenić, który parametr najbardziej negatywnie wpływa na poprawność prognoz finansowych.
Jeśli jednak wszystkie te metody zawiodły, dobrym rozwiązaniem może okazać się HubSpot Sales Hub.
Jest to aplikacja, która charakteryzuje się dwiema różnicami w porównaniu ze swoim umieszczonym w CRM odpowiednikiem: jest o wiele mniej elastyczna oraz posługuje się znacznie prostszymi danymi.
W efekcie oznacza to uznanie za możliwe do domknięcia tylko te transakcje, które w przeszłości miały bardzo wysokie procenty domknięcia. Oznacza to, że wyniki prognoz mogą być nieco przesadzone i tym razem, tylko „w drugą stronę”.
Jednak z perspektywy firmy prawdopodobnie jest zdecydowanie lepiej, gdy prognozy są zaniżone niż zawyżone.
Podsumowanie
Prognostyka oraz wszelkie związane z nią czynności analityczne to bardzo ciężki kawałek chleba — zarówno dla maszyn, jak i najbardziej wytrawnych specjalistów w swoich dziedzinach.
Jednak, w obu tych przypadkach, klaruje się podstawowa i niezmienna reguła — im więcej poprawnych informacji o wysokiej dokładności wprowadzimy do systemu, tym większe jest prawdopodobieństwo wykonania prawidłowej, a co najmniej zbliżonej do prawdy, prognozy.
Właśnie z tego powodu warto zwrócić uwagę na takie szczegóły jak dane procesu sprzedażowego, dawno zapomniane transakcje, czy też indywidualny system prognozowania dokonywany przez pracowników.
