Zdecydowana większość firm zatrudniających kilkunastu pracowników decyduje się na wdrożenie systemu CRM, odpowiadającego za zarządzanie kontaktem z rzeczywistymi oraz potencjalnymi klientami. Rozwiązanie to zdecydowanie zwiększa produktywność, organizację oraz kulturę pracy. Jednak system CRM, mimo swej ogromnej funkcjonalności, nie jest w stanie samodzielnie całkowicie obsłużyć wszystkich czynności w firmie.
Na pomoc w takiej sytuacji spieszą specjalne wtyczki, integrujące funkcjonalność CRM z interfejsami takich firm jak Microsoft lub Google.
Jak wygląda to w szczegółach?
Office 365 a funkcjonalność CRM
Produkt ten jest wykorzystywany przez znaczną ilość polskich i zagranicznych firm, stanowiąc konkurencję dla Google’a. Obejmuje on podstawową funkcjonalność komunikacyjną, oprogramowanie biurowe, a także systemy zarządzania informacjami (np. SharePoint Server). Najczęściej wykorzystywane programy wchodzące w skład tego powszechnie znanego pakietu to Microsoft Office, a także program pocztowy Outlook.
Jak wiadomo, program ten służy przede wszystkim do korespondencji mailowej, zarządzania kalendarzami, a także innych czynności w wymiarze zarówno osobistym, jak i grupowym. I właśnie ze względu na możliwość obsługi zadań grupowych, Outlook stał się bardzo rozpowszechnionym oprogramowaniem, wykorzystywanym przez szereg przedsiębiorstw na całym świecie.
Gdzie w tym kontekście znajdują się niezliczone inkarnacje systemu CRM, takie jak HubSpot CRM?
Odpowiedź na to pytanie nie jest wcale oczywista. Można stwierdzić, że CRMy dublują część funkcji Outlooka, przede wszystkim polegających na utrzymywaniu kontaktu z konkretnymi adresatami. Jednak, zestawiając ze sobą funkcjonalność HubSpot CRM i Outlooka można zauważyć potencjał do komplementarnego wykorzystywania tych dwóch produktów.
„Współpraca” Outlook-CRM. Na czym polega i jak ją osiągnąć?
Znając możliwości Outlooka, można łatwo zauważyć potencjał przechowywanych w nim informacji dla funkcjonalności CRM. Korespondencja mailowa, choć z pozoru prosta, zawiera mnóstwo zróżnicowanych typów informacji, takich jak dane adresatów, treść spersonalizowanych maili lub newsletterów z ogólnymi informacjami, statusy poszczególnych procesów sprzedaży, czy też obrót informacjami w postaci plików w załącznikach. Jeśli do tych celów wykorzystywany jest sam tylko Outlook, praca może mieć charakter nieco zdezorganizowany.
W takiej sytuacji, na pomoc przychodzą specjalne wtyczki integrujące Outlooka z CRM. Jak wiadomo, korzyści z wdrożenia CRM samego w sobie potrafią być ogromne (wedle statystyk, zwłaszcza w przedsiębiorstwach zatrudniających więcej niż 11-12 osób).
Jego integracja z programami komunikacyjnymi, takimi jak Gmail czy omawiany Outlook, potrafią zwielokrotnić te korzyści, osiągnąć jeszcze większy stopień automatyzacji CRM, a także zaoszczędzić fundusze oraz oddelegować siłę roboczą do bardziej kreatywnych zadań niż toporne przepisywanie danych z aplikacji mailowej do systemu CRM.
Brzmi zachęcająco? Z pewnością.
A dzięki działalności takich podmiotów jak BusinessWeb (oficjalnego i certyfikowanego partnera HubSpot w Polsce), korzyści te są dosłownie na wyciągnięcie ręki.
Jak zdobyć wtyczkę HubSpot Sales Hub?
Jest ona dostępna w charakterze produktu do nabycia w trzech wariantach i dostarczana na zasadzie odnawialnej subskrypcji. Możliwości wyboru są następujące:
- Office 365 Business Essentials,
- Office 365 Business,
- Office 365 Business Premium.
Jak łatwo zauważyć, poszczególne plany subskrypcji są dostosowane do skali działalności firmy, która planuje skorzystać z tego oprogramowania. Warto podkreślić, że (podobnie jak w przypadku większości produktów nabywanych na zasadzie subskrypcji), nabywca korzysta z trzydziestodniowego okresu próbnego, w ramach którego może szczegółowo zaznajomić się z funkcjonalnością wtyczki, a także zastanowić się nad wyborem mniej lub bardziej zaawansowanego pakietu w zależności od indywidualnych potrzeb.
Zwielokrotnienie korzyści z wdrożenia CRM jest z pewnością stanem pożądanym przez wszystkie firmy korzystające z dobrodziejstw tego oprogramowania. Przyjrzyjmy się im nieco bardziej szczegółowo.
Funkcjonalność wtyczki HubSpot Sales Hub
Oprogramowanie to jest wielopłaszczyznowe i wspiera dużą liczbę czynności i procesów sprzedażowych. Najważniejsze z nich to te z segmentu komunikacji, a także projektowania treści rozsyłanych kontaktom.
Optymalizacja komunikacji — bezpośredniej oraz pośredniej
Zespoły sprzedażowe wymieniają ze swoimi kontaktami dziesiątki, a nawet setki maili dziennie. Natłok informacji jest tak intensywny, że nierzadko trzeba dość dokładnie przeszukać zakątki poczty elektronicznej, aby znaleźć np. załącznik wysłany kilka dni temu, albo konkretny mail sprzed dłuższego okresu czasu.
Dzięki wtyczce HubSpot Sales Hub, czynności te podlegają znacznemu uproszczeniu — każdy mail może być zalogowany do CRM dosłownie w kilka sekund, przyporządkowany do konkretnego kontaktu oraz sekwencji. Jest to żniwo postępującej automatyzacji, dzięki której manualne przepisywanie danych powoli odchodzi w niepamięć.
Oprócz tego wtyczka oferuje integrację kalendarzy CRM oraz outlookowych, dzięki czemu następuje całkowita synchronizacja. Intuicyjny system przypomnień oraz okresowo wysyłanych maili nie pozwoli sprzedawcy zapomnieć o żadnym spotkaniu — bez względu na stopień jego ważności.
Dodatkową, istotną funkcją jest notyfikowanie sprzedawcy o statusie wysłanego przez niego maila, a także załączonych do niego treści.
Szablony i sekwencje — zmniejszenie powtarzalności zadań
Dzięki wtyczce integrującej CRM i Outlooka zbudowanie odpowiedniego zakresu szablonów nie będzie stanowiło najmniejszego kłopotu. Koniec z ręcznym przeklejaniem tych samych treści do różnych maili — dzięki automatyzacji procesu wysyłki treści, do odpowiednio zaprojektowanych szablonów trzeba będzie wstawić tylko podstawowe dane adresata.
Inny aspekt automatyzacji obejmuje także zarządzanie sekwencjami, dzięki którym pracownik z łatwością określi, na jakim etapie znajduje się dana transakcja.
Podsumowanie
Pomost pomiędzy Outlookiem a CRM w postaci odpowiedniej wtyczki to sposób na jeszcze większe uporządkowanie pracy, zwiększenie jej wydajności, a także odpowiedzialną alokację siły roboczej. Nie ulega wątpliwości, że czynności powtarzalne powinny być wykonywane przez roboty, a praca twórcza — przez człowieka.
Właśnie dlatego, wtyczki automatyzujące i wspomagające Outlooka stanowią zdecydowany krok do przodu w oprogramowaniu projektowanym dla firm bez względu na ich rozmiary.
