Zastanawiasz się, ile kosztuje wdrożenie CRM i jak szybko możesz to zrobić we własnej firmie? Wszystko zależy od potrzeb i zaawansowania Twojego działu sprzedaży. Sprawdź, jak wybrać system CRM i nie przepłacić.
Powodzenie wdrożenia CRM w firmie zależy od wielu czynników. Nie mam szybkiej odpowiedzieć na to pytanie, ale dostaniesz ode mnie rady, dzięki którym określisz, czego potrzebujesz i jak wspólnie możemy zadziałać w tym kierunku.
Pokażę Ci, co musisz wziąć pod uwagę i na jakie koszty się nastawić. A to wszystko na podstawie naszych projektów, które realizujemy w BusinessWeb w zakresie wdrożeń CRM. Gotowy? Zaczynamy!
Typy firm, które potrzebują wdrożyć CRM
Początkujące przedsiębiorstwa
Pierwszym typem firm, jaki obsługujemy w BusinessWeb, są przedsiębiorstwa, które dopiero zaczynają swoje działania w zakresie optymalizacji procesów sprzedaży.
Szukają systemów CRM, ale także tego, żeby ułożyć i usprawnić swoje procesy sprzedażowe. Przede wszystkim chcą, aby zespół sprzedażowy zaczął pracować wokół jednego standardu, zwiększając kontrolę nad jego pracą i aby nie gubić potencjalnych transakcji.
Do tej pory nie stosowały dedykowanego oprogramowania do zarządzania sprzedażą. Ich zespoły mogą być liczne i mieć kilka, a nawet kilkanaście osób. Jednak do tej pory praca odbywa się w większości np. w Excelu albo na zewnętrznych plikach danych lub nawet na samych notatkach.
Takiego typu firmy szukają systemów CRM, aby szybko ustawić pracę zespołu sprzedaży na jednym rozwiązaniu i mieć kontrolę nad tym, żeby nic w procesach sprzedaży się nie pogubiło.
Na tym etapie nie myślą o takich elementach jak: automatyzacja procesów sprzedażowych, zaawansowane raportowania, ponieważ mają inny cel. Chcę szybko ustawić sprzedaż wokół powtarzalnego i kontrolowanego procesu. Na automatyzację i zaawansowane raportownie przyjdzie jeszcze czas.
Zaawansowane przedsiębiorstwa
Drugi typ firm, z którymi mamy do czynienia w BusinessWeb są przedsiębiorstwa, które mają, zaawansowane i poukładane procesy zarządzania sprzedażą, ale szukają systemów, dzięki którym zoptymalizują i w lepszy sposób zaraportują pracę. Szukają rozwiązań dających coś więcej niż wspólna praca zespołu na CRM.
Oczekują systemu, który umożliwi im automatyzację procesów takich jak np. zakładanie transakcji, zmiany automatyczne pól w CRM, automatyczne kalkulacje wykonywane na transakcjach, zaawansowane raportowanie, prognozowanie sprzedaży, możliwość budowania własnych raportów, a nie tylko korzystanie z gotowych.
Czasami też potrzebują integracji – czyli połączenia systemu CRM z innymi rozwiązaniami jak np. systemem ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) posiadanym przez firmę.
Jeżeli spojrzysz na te dwa rodzaje firm, to już klarują się pewne elementy, które wpływają na koszty wdrożeń systemów CRM.
A co dokładnie mam na myśli?
O czym musisz pamiętać przed wdrożeniem systemu CRM?
Koszty licencji
Pierwszym istotnym punktem, który musisz wziąć pod uwagę, gdy chcesz wdrożyć system CRM we własnej firmie, są… licencje! HubSpot ma trzy typy licencji do wyboru:
Licencja Starter
Licencja Professional
Umożliwia wprowadzenie dwóch ważnych obszarów: automatyzacji procesów sprzedażowych (czyli wszystko to, co potrzebujesz, aby automatycznie: zakładać transakcje, zmieniać statusy, notyfikować o przebiegu procesów, zmieniać wartości pól, przeliczać różne wartości w systemie), a także w pełni dostosowywane do własnych potrzeb raportowanie.
W tej wersji dostępny jest custom reporting builder – rozwiązanie, które umożliwia stworzenie własnych raportów z dowolnych danych w systemie HubSpot. Jak również tworzenie sequences, czyli automatyczna wysyłka maili i follow-up’ów do klientów w komunikacji sprzedażowej. Mamy też cały moduł automatyzacji zadań w postaci funkcji Workflow
Klienci szukający wsparcia dla strategii Account Based Marketing – znajdą w nim, też dedykowane rozwiązania w tym zakresie
Koszt licencji to 480 EUR miesięcznie za 5 stanowisk i za każde następne stanowisko 90 EUR.
Licencja Enterprise
Przewidziana dla firm, które potrzebują zaawansowanych struktur organizacyjnych, podziału zespołów, raportowania, trzymania własnych danych w HubSpot za pomocą custom properties (czyli powiązania określonych punktów danych z kontaktami, firmami i transakcjami). Jak również wszystko to, co jest związane z automatycznym przetwarzaniem danych oraz sztuczną inteligencją w zakresie analizy procesów sprzedażowych.
Koszt licencji to 1104 EUR dolarów miesięcznie za 10 stanowisk i każde dodatkowe stanowisko kosztuje 110 EUR.
Zaawansowanie procesów sprzedażowych
Kolejny element do przemyślenia przed decyzją o wdrożenie systemu CRM we własnej firmie to odpowiedzenie sobie na pytanie: „Jak obecnie wyglądają procesy sprzedażowe w firmie?”.
Czy masz je już zdefiniowane, ułożone i teraz tylko potrzebujesz spotkać się z BusinessWeb, żebyśmy Ci pokazali, jak to wszystko przełożyć na HubSpot CRM i jakie są najlepsze praktyki?
Czy może potrzebujesz wsparcia procesowego? Ponieważ Twój proces sprzedażowy nie jest usystematyzowany i wymaga konsultacji z osobą, która specjalizuje się w definicji takich procesów.
Odpowiedź na te pytania da Ci jasny obraz tego, w którym momencie rozwoju jest Twoja firma.
Organizacja pracy sprzedaży
Następnie warto rozważyć to, w jaki sposób masz zorganizowaną sprzedaż.
Czy Twoja sprzedaż pracuje wokół jednego procesu – na tak zwanym jednym lejku sprzedaży? A może potrzebuje kilku różnych procesów?
Bo na przykład jeden służy do sprzedaży trudnych, długoterminowych projektów informatycznych, których sprzedaż zajmuje kilka, kilkanaście miesięcy. A inny jest tylko dosprzedażą; sprzedaje upgrady i implementacje systemów szybkim procesem np. klient dziś zadzwoni i po kilku dniach zamykamy transakcję.
Jeżeli takich procesów jest więcej w firmie i potrzebujesz osadzić każdy z osobna, to będziesz potrzebować wyższych licencji, czyli HubSpot Professional (w HubSpot Starter mamy 2 pipeline dla transakcji w Professional 15). Więcej procesów wymaga też większej pracy w analizach procesu sprzedaży, więc będzie to wpływało na koszt wdrożenia systemu CRM.
Źródła kontaktów/leadów
Kolejnym aspektem do rozważenia przed decyzją o wdrożeniu systemu CRM we własnej firmie jest sprawdzenie, jakie są źródła leadów i kontaktów na jakich pracuje dział sprzedaży.
Twoja sprzedaż może pracować w obszarach, gdzie jest:
- Proces, w którym nie ma marketingu. Zespół sprzedażowy samodzielnie wyszukuje i buduje bazę kontaktów i kontaktuje się z poszczególnymi osobami, kwalifikuje, zakłada transakcje i zamyka lub je przegrywa.
- Proces, w którym są działania marketingowe i leady trafiają do działu sprzedaży np. ze strony internetowej. Wtedy musisz zbudować procesy integrujące marketing i sprzedaż. Jeśli Twoja firma będzie potrzebowała zintegrować sprzedaż i marketing, a nie tylko prowadzić działania wokół samej sprzedaży, to potrzebujesz większego zakresu działań projektowych i analiz.
W BusinessWeb praktycznie 100% klientów, którzy w pierwszej kolejności wybierają HubSpot CRM, dołączają do niego wdrożenie marketingu w postaci – HubSpot Marketing Hub. Jest to wyróżnik HubSpot, czyli integracja działań sprzedażowych i marketingu w jednym systemie CRM.
Raportowanie działań sprzedażowych
Następnym elementem do przemyślenia przed decyzją o wdrożeniu systemu CRM we własnej firmie jest zakres niezbędnego raportowania.
Jeżeli potrzebujesz samodzielnie tworzyć raporty i śledzić wszystkie dane oraz dodatkowo zależy Ci, żeby były na podstawie Twoich wymagań, to sięgnij po wyższą licencję HubSpot np. Professional. Dzięki temu będziesz mógł każdą sprzedaż przeanalizować i zbudować określone raporty analityczne.
W wersji Starter jest dostęp do kilkudziesięciu gotowych raportów, których nie możesz dowolnie zmieniać. Ale takie raporty również zbierają dane automatycznie z HubSpota i możesz tym samym śledzić różnego rodzaju działania sprzedażowe, aktywności, transakcje i forecast sprzedaży.
Taka licencja pomoże Ci w tym, aby szybko uruchomić projekt. To dobre i korzystne cenowo rozwiązanie, polecam szczególnie firmom, które dopiero zaczynają ustawiać procesy sprzedaży. Samo zbieranie danych przez system CRM w gotowych raportach daje informację zwrotną i zwiększa jakość zarządzania procesami sprzedażowymi.
Automatyzacje
Na wyższych poziomach działań we wdrożeniu CRM, pojawiają się elementy związane z automatyzacjami zadań sprzedażowych. Automatyzacje procesów wymagają co najmniej licencji Professional. Takie projekty są najczęściej skomplikowane i rozbudowane, co zwiększa konieczność analizy danych i procesów.
Jeżeli spojrzymy na analizę automatyzacji procesów sprzedażowych, to możemy zauważyć kilka ważnych elementów. W wielu przypadkach licencja Starter, będzie w tym obszarze nie wystarczająca, ponieważ nie ma możliwości automatycznej zmiany pól np. przy procesach obsługi klienta.
Dodatkowo w automatyzacjach możesz automatycznie założyć transakcję, jeżeli pojawił się np. lead z Internetu. Automatycznie kwalifikować dane klientów odnośnie do gotowości klienta pod kątem sprzedażowym. Tym samym odciążysz swój zespół sprzedażowy od wielu czynności, które zajmują czas. Masz też możliwość automatycznych notyfikacji takich, jak wysyłka maili oraz SMS-ów – wtedy, kiedy zaszło jakieś ważne zdarzenie w systemie i chcesz dalej to procesować oraz poinformować dział sprzedaży.
Integracje z innymi systemami
To dodatkowa opcja w kosztach wdrożenia CRM i jest ona osobno wyceniana. W HubSpot CRM dostępnych jest kilkaset gotowych integracji, dzięki którym połączysz popularne aplikacje takie, jak: Zoom, Clickmeeting (zintegrują działania na webinarach), Google Sheets (wymiany danych z plików Excel), Slack (komunikacja w zespole) i wiele innych. Taka funkcja może być również potrzeba, jeśli masz system, który trzyma zewnętrzne dane (np. system ERP) i chcesz lub musisz go zintegrować z HubSpot.
HubSpot ma dedykowany interfejs do integracji, zaprojektowany z wykorzystaniem ogólnie przyjętych standardów rynkowych. Każdy, kto ma wiedzę z zakresu budowy interfejsów webowych, jest w stanie z niego skorzystać.
Jeśli potrzebujesz takich integracji, musisz wziąć pod uwagę skorzystanie z zewnętrznej firmy, która połączy Ci Twój system (np. ERP) do HubSpot CRM. Od BusinessWeb otrzymasz wsparcie w zakresie wiedzy na temat działań integracyjnych w HubSpot, a interfejs zbuduje już specjalista z firmy dostarczającej oprogramowanie do Twojej firmy.
Ile więc kosztuje CRM?
Jak widzisz, elementów związanych z wdrożeniem HubSpot jest sporo. Wszystko zależy od Twoich potrzeb. W BusinessWeb wypracowaliśmy określone standardy i powtarzalne projekty, które pozwalają naszym klientom to wszystko uchwycić.
Jeżeli chodzi o koszty, podzieliłem je na cztery obszary:
1. Zaczynam ze wszystkim, startuję od zera
Załóżmy, że masz firmę, w której jest kilku sprzedawców pracujących na tym samym procesie. Do tej pory te procesy nie były zdefiniowane, a cała praca odbywała się „na Excelach”. Nie ma w Twojej firmie zarządzania ani kontroli nad wszystkimi punktami pozyskiwania kontaktów. Chcesz te elementy scalić w jedną całość.
W takim przypadku wdrożenie projektu będzie wymagać nakładów rzędu 10-15 tysięcy złotych i w większości przypadków wystarczy licencja Starter. Już za ok. 48 EUR miesięcznie możesz kupić licencję i w kwocie wyżej wymienionej zacząć budowę procesu sprzedażowego, korzystając ze wsparcia wdrożeniowego BusinessWeb. Dostaniesz też wsparcie ustawienia procesów sprzedażowych, dzięki osobom znającym się na modelowaniu i projektowaniu procesów sprzedaży.
2. Mam zorganizowaną sprzedaż ale nie wokół wspólnego systemu
Prowadzisz firmę, gdzie są większe zespoły sprzedażowe, pracujące na kilku procesach sprzedaży i są podzielone na mniejsze zespoły. Masz nawet kilkunastu pracowników sprzedaży, ale nadal potrzebujesz wsparcia w poukładaniu procesów sprzedaży
Ze względu na większą skalę wdrożenia oraz ilość osób do przeszkolenia, procesy wdrożeniowe takiego projektu będą bardziej skomplikowane niż w pierwszym wariancie. Jednak często nie ma potrzeby zakupu droższych licencji. Dlatego, że taka firma nadal nie potrzebuje automatyzacji, czy zaawansowanego raportowania.
Tym samym koszty wdrożenia CRM będą w granicach 15-30 tysięcy złotych i na licencji Starter. A jeśli zajdzie potrzeba zaawansowanego raportowania i automatyzacji to zawsze można przejść na wersję Professional. HubSpot ma taką zaletę, że rośnie razem z rozwojem Twojego działu sprzedaży.
3. Potrzebuję zaawansowanych raportów i automatyzacji
Masz firmę i od razu chcesz przeskoczyć na wyższy poziom. Chcesz: optymalizować pracę zespołów, skorzystać z automatyzacji i raportowania, trzymać produkty w jednym miejscu, raportować sprzedaży tych produktów, wykorzystać strategię ABM. Jak również potrzebujesz zaawansowanego forecastingu.
W tym przypadku będzie to projekt, który zrealizujemy z wykorzystaniem licencji Professional, ponieważ ta licencja pomoże nam w działaniach związanych z automatyzacjami i szerokim raportowaniem za pomocą tworzenia własnych raportów. W kategorii takich projektów koszty mieszczą się w granicach 25-50 tysięcy złotych, plus zakup licencji Professional .
4. Zaawansowany
Firma, która ma kilkunastu/kilkudziesięciu pracowników sprzedaży, zaawansowane wymagania w zakresie rozbudowanych projektów i integracji. Takie firmy korzystają z licencji Enterprise i są wyceniane na podstawie indywidualnych potrzeb klienta.
Koszty takich realizacji są powyżej 50 tysięcy złotych i wyceniane indywidualnie.
Do każdego z powyższych typów dochodzą jeszcze koszty integracji. Tak jak wcześniej wspominałem – w BusinessWeb dostarczamy wiedzę: jak połączyć się z HubSpotem, jakie są najlepsze praktyki, jak zbudować określanie danych z systemami, żeby maksymalnie wykorzystać procesy w HubSpot CRM. Natomiast samej integracji dokonuje firma zewnętrzna, która zna Twój system, który chcesz podłączyć do HubSpot
Procesy i projekty integracyjne mieszczą się w widełkach 5-15 tysięcy złotych i dotyczą doradztwa w zakresie połączenia HubSpot CRM do systemu zewnętrznego i integracji z tym systemem.
Podsumowanie
W pierwszej kolejności podchodząc do kosztów wdrożenia systemu CRM odpowiedź sobie na pytanie: „Co właściwie potrzebuje na start?”. Czy naprawdę potrzebujesz wszystkich automatyzacji i działań? Czy na początek zależy Ci na tym, aby ustawić zespół wokół wspólnego procesu, uchwycić to, żeby niczego nie gubić, mieć podstawowe raporty i zacząć później automatyzację?
Wtedy zaczynasz wdrożenie CRM we własnej firmie od mniejszych i szybszych rozwiązań, dzięki czemu będzie to tańsze i mniej skomplikowane dla Ciebie.
Jeżeli Twoja odpowiedź jest taka, że od razu potrzebujesz raportowania i chcesz dostosowywać je do własnych potrzeb, zależy Ci na automatyzacji procesów oraz potrzebujesz wdrożyć strategię ABM, wtedy wchodzisz w obszary projektów wykorzystujących licencję Professional.
Jeżeli masz dużą firmę, która ma wiele zespołów i skomplikowanych działań, i chcesz raportować osobno wszystkie operacje każdego zespołu, to wybierz licencję Enterprise, z opcją dedykowanych projektów szytych na miarę.
Jeśli jesteś małą firmą i potrzebujesz czegoś szybkiego do wdrożenia, to skorzystaj z prostych procesów wdrożeniowych. A my zawęzimy dla Ciebie zakres do tego, co jest najważniejsze dla takiej małej firmy.
Jeżeli potrzebujesz konkretnych wycen pod Twoją firmę, skontaktuj się z nami i przeprowadzimy Ciebie przez cały proces.
PS. Pamiętaj nie znajdziesz na rynku tańszego rozwiązania na zakup licencji CRM niż HubSpot w pakietach GROW – otrzymujesz w nich w jednym systemie CRM, systemy do zarządzania marketingiem oraz obsługą klienta i to wszystko od 60EUR na miesiąc. To jest prawdziwy Killer ze strony HubSpot.
