Jak zbierać dane i zwiększać zaangażowanie za pomocą formularzy kontaktowych?

Formularze kontaktowe to nieodłączny element każdej strony internetowej, który odgrywa kluczową rolę w komunikacji z klientami i w zbieraniu cennych informacji.

Wykorzystując narzędzia takie jak HubSpot, firmy mają możliwość tworzenia zaawansowanych, spersonalizowanych formularzy, które są nie tylko estetyczne, ale także funkcjonalne i dostosowane do potrzeb użytkowników.

HubSpot oferuje wiele funkcji, które pomagają w tworzeniu, zarządzaniu i analizie formularzy, co czyni go idealnym narzędziem dla firm chcących poprawić swoją komunikację z klientami i zwiększyć konwersję.

Rodzaje formularzy kontaktowych

​​

Formularze kontaktowe (do bezpośredniego kontaktu z firmą)

Formularze kontaktowe są jednym z najbardziej podstawowych narzędzi na stronach internetowych. Umożliwiają klientom i użytkownikom strony nawiązanie bezpośredniego kontaktu z firmą, zadawanie pytań, czy zgłaszanie problemów.

Zazwyczaj składają się z pól takich jak imię, nazwisko, adres e-mail, temat zapytania oraz pole na wiadomość.

Dla firm są one nieocenionym źródłem informacji zwrotnych oraz możliwością nawiązania bezpośredniej relacji z klientem.

Formularze do pobierania materiałów (e-book, raport, webinar)

Te formularze służą głównie pozyskiwaniu leadów.

Użytkownik, w zamian za dostęp do wartościowego dla niego materiału (np. e-booka czy webinaru), zostawia swoje dane kontaktowe. Dzięki temu firma może nie tylko rozszerzyć bazę potencjalnych klientów, ale także lepiej zrozumieć, jakie treści są dla nich najbardziej interesujące.

Ważne jest, aby obietnica dostępu do materiału była spełniona – to buduje zaufanie do marki.

Formularze zapisu na newsletter

Newslettery są jednym z najskuteczniejszych narzędzi e-mail marketingu.

Formularze zapisu na newsletter zwykle są krótkie i wymagają minimalnej ilości informacji. – często wystarczy sam adres e-mail. Dzięki nim firma może regularnie informować swoich subskrybentów o nowościach, promocjach czy ważnych wydarzeniach.

Ważne, żeby treść newslettera była wartościowa dla odbiorcy, co zwiększa szansę na długotrwałą subskrypcję.

Formularz kontaktowy zbierający dane progresywnie

Pola progresywne (ang. progressive profiling) to zaawansowana funkcja oferowana przez niektóre platformy do automatyzacji marketingu, w tym przez HubSpot. Pozwalają na stopniowe zbieranie informacji o potencjalnych klientach (leadach) w miarę ich kolejnych interakcji z formularzami na stronie.

Korzyści z używania pól progresywnych

1. Zwiększenie konwersji – skrócone formularze z mniejszą liczbą pól zazwyczaj mają wyższy wskaźnik konwersji. Dzięki polom progresywnym można zacząć od krótkiego formularza i stopniowo zbierać więcej informacji np. w trakcie lead nurturing i za pomocą zebranych danych klasyfikować kontakty.
   
   
2. Bogatszy profil leadu – w miarę kolejnych interakcji z formularzami, profil potencjalnego klienta staje się coraz bardziej szczegółowy, co pozwala na lepsze dostosowanie komunikacji marketingowej do jego potrzeb.
   
   
3. Lepsze doświadczenie użytkownika – potencjalni klienci nie muszą wypełniać tych samych informacji za każdym razem, gdy wyświetla się im formularz. Zamiast tego, każda interakcja dostarcza im nową wartość i pozwala na głębsze zaangażowanie.
   
   

Pola progresywne w HubSpot pozwalają firmom na bardziej efektywne zbieranie informacji o leadach i dostosowywanie działań marketingowych do indywidualnych potrzeb użytkowników.

Formularz kontaktowy z polami zależnymi

W HubSpot jednym z zaawansowanych narzędzi do tworzenia formularzy jest funkcja pól zależnych (ang. dependent fields). Pozwala ona na dynamiczne dostosowywanie formularza w zależności od odpowiedzi lub wyborów dokonanych przez użytkownika. Dzięki temu można tworzyć bardziej spersonalizowane i zoptymalizowane formularze, które lepiej odpowiadają na potrzeby i zachowania użytkowników.

Projektowanie formularza kontaktowego 

Projektowanie formularza kontaktowego to ważny element strony internetowej, który może wpłynąć na skuteczność komunikacji z użytkownikami i konwersję.

W HubSpot tworzenie formularzy jest proste i nie wymaga kodowania. Formularz na stronie stworzysz za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”.

Gdy chcesz utworzyć niestandardowe pole możemy je utworzyć bardzo szybko, wybierając rodzaj pola jakie chcemy utworzyć.

Dostosowanie wyglądu formularza

Tworząc formularz na stronę internetową, możesz wybrać, jak ma wyglądać, korzystając z gotowych styli etykiet (pól w formularzu).

Oraz dostosować formularz pod kątem czcionki, kolorów, rozmiarów, kolor przycisku i jego rozmieszczenie 

Na co zwrócić uwagę podczas projektowania formularza kontaktowego

• Krótkość i zwięzłość – im mniej pól do wypełnienia, tym większa szansa, że użytkownik wypełni formularz. Zastanów się, jakie informacje są naprawdę niezbędne.
• Czytelność – upewnij się, że czcionka, kolory i rozmiar tekstu są czytelne i łatwe w użytku.
• Opisy pól – każde pole powinno mieć jasny opis, który informuje użytkownika, jakie dane musi podać.
• Wiadomość walidacyjna – jeśli użytkownik wpisze informacje w niewłaściwym formacie lub pominie wymagane pole, powinien otrzymać jasną i zrozumiałą informację zwrotną.
• Urządzenia mobilne – upewnij się, że formularz jest responsywny i łatwo dostępny na urządzeniach mobilnych.
• Przycisk wysyłania – przycisk „Wyślij” lub „Zatwierdź” powinien być wyraźnie widoczny i łatwo dostępny.
• Informacje zwrotne – po wysłaniu formularza użytkownik powinien otrzymać informację zwrotną, że jego wiadomość została wysłana, np. poprzez komunikat: „Dziękujemy za wiadomość!” lub przekierowanie na stronę z podziękowaniem (thank you page). 
  Do każdego formularza w HubSpot możesz podpiąć też wysyłkę maila follow up, w którym możesz również wysłać potwierdzenie otrzymania wiadomości czy wysłać dodatkowe materiały.
  ➡ Więcej o mailingu w HubSpot przeczytasz w tym artykule.
• Prywatność i zgody – jeśli zbierasz dane osobowe, upewnij się, że informujesz o tym użytkowników i dajesz im możliwość zapoznania się z polityką prywatności.
• Testowanie – przetestuj formularz, żeby upewnić się, że działa poprawnie i jest łatwy w obsłudze. Możesz poprosić kilka osób z zewnątrz, żeby go wypełniły i podzieliły się swoimi uwagami.
• Integracja z CRM – tworząc formularz w HubSpot dane po jego uzupełnieniu masz od razu w systemie HubSpot CRM. Na podstawie zebranych informacji możesz tworzyć listy segmentacyjne, przepływy pracy (workflow), raporty niestandardowe np. jakie materiały marketingowe pobierają użytkownicy na danym stanowisku (w formularzu zaznaczyli taką opcję).

Zarządzanie kontaktami, które wypełniły formularz na stronie

HubSpot oferuje zaawansowane funkcje zarządzania kontaktami, które wypełniają formularze na stronie. Dzięki temu możesz nie tylko zbierać dane, ale także klasyfikować i przekierowywać je w odpowiedni sposób w ramach HubSpot CRM.

Oto kilka kluczowych funkcji i możliwości.

• Klasyfikacja kontaktów – gdy ktoś wypełni formularz, HubSpot pozwala automatycznie przypisać do tego kontaktu określone właściwości, czy właściciela/opiekuna kontaktu np.

• Automatyczne powiadomienia – dla każdego formularza możesz ustawić, kto w Twojej organizacji otrzyma powiadomienie o nowo wypełnionym formularzu. To bardzo przydatne, jeśli różne osoby lub zespoły są odpowiedzialne za różne rodzaje zapytań, lub leadów.
• Workflowy (przepływy pracy) – w HubSpot jest możliwość tworzenia automatycznych przepływów pracy. Na przykład, jeśli ktoś wypełni formularz i wskaże, że jest zainteresowany konkretnym produktem, możesz automatycznie przekierować takiego leada do odpowiedniego sprzedawcy.
• Integracja z CRM – jeśli korzystasz z CRM HubSpot wszystkie informacje z formularzy są automatycznie zapisywane w bazie kontaktów. Dzięki temu możesz łatwo śledzić historię interakcji z danym kontaktem, przypisywać zadania zespołowi sprzedaży, czy monitorować postępy w procesie sprzedaży.
• Segmentacja – na podstawie informacji z formularzy możesz tworzyć segmenty kontaktów. Na przykład, jeśli chcesz wysłać e-mail marketingowy do wszystkich osób, które wypełniły formularz w ciągu ostatniego miesiąca i wyraziły zainteresowanie konkretną kategorią produktów HubSpot, w prosty sposób, pozwala to zrobić.
  
  

Formularz na stronie – zbieranie tylko adresów firmowych

W HubSpot możesz zdecydować, czy chcesz zbierać wszystkie adresy prywatne i firmowe, czy tylko firmowe. Wystarczy, w edycji formularza, zaznaczyć opcję zablokuj dostawców bezpłatnej poczty elektronicznej – zobacz listę. 

Blokowanie wypełniania formularzy dla konkurencji

Dodatkową funkcją w formularzach kontaktowych HubSpot jest możliwość zablokowania domen firmowych, z których nie będzie możliwości przesłania formularza.

Przykład: Chcesz udostępniać materiały potencjalnym klientom, ale potrzebujesz ograniczyć możliwość pobrania tych materiałów przez konkurencję. Wystarczy, że w ustawieniach formularza HubSpot wpiszesz, z jakich domen nie będzie można przesłać formularza.

Formularze na stronie WWW a SPAM

Częstym problem użytkowników korzystających z formularzy kontaktowych na WordPresie jest problem ze spamem, który trafia na skrzynkę pocztową. HubSpot nie pozwala na uzupełnienie formularzy przez boty i takie dane nie trafiają do CRM. 

Nie trzeba stosować rozwiązań typu reCAPTCHA, ale HubSpot daje taką możliwość dodanie dodatkowego zabezpieczenia w swoich formularzach. 

Jak wstawić formularz kontaktowy na stronę 

Dodawanie formularza kontaktowego stworzonego w HubSpot jest bardzo proste. Po jego utworzeniu wygeneruje się kod, który trzeba wstawić na stronie w miejscu, gdzie ma się wyświetlać.

Dodatkową zaletą formularzy HubSpot jest łatwość wprowadzania zmian. Wystarczy, że dodasz lub usuniesz jakieś pole, nie trzeba ponownie dodawać kodu na stronę, HubSpot zaktualizuje informacje na podstawie wcześniej dodanego kodu.

Formularz kontaktowy a RODO

HubSpot dostosował swoje funkcje do wymogów RODO (Regulamin Ochrony Danych Osobowych). Jeśli chodzi o formularze, platforma oferuje szereg funkcji, które pomagają firmom zbierać dane w sposób zgodny z przepisami.

Kilka kluczowych sposobów, w jaki HubSpot wspiera zbieranie danych zgodnie z RODO:

• Pola zgody – HubSpot pozwala na łatwe dodawanie pól wyboru (checkboxów) do formularzy, które są niezbędne do uzyskania wyraźnej zgody od użytkowników na przetwarzanie ich danych. Możesz dostosować treść tych pól, żeby dokładnie informować użytkowników o tym, na co wyraża zgodę.
• Zapisywanie zgody – kiedy użytkownik zaznacza pole zgody w formularzu HubSpot automatycznie zapisuje tę informację wraz z datą i godziną, co pozwala na śledzenie i udowodnienie, kiedy i jaka zgoda została zaznaczona.
• Dostosowywanie informacji – HubSpot pozwala na dostosowywanie formularzy tak, aby zawierały wszystkie niezbędne informacje o przetwarzaniu danych, w tym cel, okres przechowywania danych i informacje o odbiorcach danych.
• Wypisanie się z listy marketingowej – w każdym mailu wysłanym z HubSpot znajdują się informacje o typach zgód na jakie dana osoba się zgodziła. W każdej chwili może zrezygnować z dowolnej listy lub ze wszystkich.

Dodatkowo również możemy dodać do strony cookies bar HubSpot i zarządzać plikami cookies na stronie. Użytkownik może wybrać kategorie plików cookies na które wyraża zgodę, zaakceptować wszystkie lub nie wyrazić zgody.

Analiza formularzy pod kątem konwersji

HubSpot oferuje narzędzia do analizy i optymalizacji formularzy pod kątem konwersji.

Zrozumienie, jak użytkownicy korzystają z formularzy na Twojej stronie, pozwoli Ci dostosować je tak, aby zwiększyć ich skuteczność i poprawić doświadczenie użytkownika.

Spójrz, jak możesz przeprowadzić analizę formularzy w HubSpot i jakie kroki podjąć w celu optymalizacji.

Analiza formularzy w HubSpot

• Wskaźniki konwersji – w panelu HubSpot możesz sprawdzić, ile osób odwiedziło stronę z formularzem i ile z nich faktycznie wypełniło formularz. Wskaźnik konwersji (liczba wypełnionych formularzy podzielona przez liczbę odwiedzin) pokaże Ci, jak skuteczny jest Twój formularz.

• Interakcja z formularzem – HubSpot w formie lejka pokaże dane dotyczące interakcji z formularzem na stronie internetowej. Dzięki temu otrzymujemy informacje:
  • ile było wizyt na stronie w danym okresie
  • ile osób zobaczyło formularz na swoim ekranie
  • ile osób weszło w interakcje z formularzem – zaczęło go wypełniać
  • ile było przesłań

Na podanym przykładzie poniżej widać, że 87,92% osób, które zaczęło wypełniać formularz, uzupełniło go do końca i przesłało.

• Typ kontaktu – HubSpot informuje nas również, czy dany formularz kontaktowy jest wypełniony przez nowe kontakty, czy już od istniejących w HubSpot CRM.

• Strony konwersji – formularz kontaktowy HubSpot możesz osadzić na jeden stronie lub kilku. Dla każdej strony HubSpot mierzy skuteczność pod kątem konwersji.

• Przesłania według źródła – HubSpot udostępnia również informacje dotyczące konwersji z różnych źródeł ruchu, z których trafiali użytkownicy na stronę, gdzie był osadzony formularz. 

Inne zalety korzystania z HubSpot

• Kompleksowe rozwiązanie – HubSpot nie jest tylko narzędziem do tworzenia formularzy kontaktowych zintegrowanych z CRM. To kompleksowe oprogramowanie, które łączy w sobie wiele funkcji i ma różne narzędzia marketingowe zintegrowane z HubSpot CRM, umożliwiając pełną obsługę klienta od pierwszego kontaktu po sprzedaż.
• Dostępność cenowa – z pakietami zaczynającymi się już od 20 dolarów miesięcznie, HubSpot oferuje rozwiązania dostosowane do różnych budżetów, co czyni go atrakcyjnym dla firm w różnych fazach rozwoju.
• Skalowalność – w miarę rozwoju firmy i zwiększania się potrzeb, istnieje możliwość łatwego przejścia na bardziej zaawansowane pakiety HubSpot z dodatkowymi funkcjami.
• Integracja z CRM – dzięki wbudowanemu systemowi CRM, wszystkie interakcje z klientem są rejestrowane w jednym miejscu, co pozwala na lepsze zrozumienie jego potrzeb i dostosowywanie do nich działań marketingowych.

Podsumowanie 

Formularze kontaktowe stanowią kluczowy element strategii online każdej firmy. Dzięki narzędziom takim jak HubSpot tworzenie, zarządzanie i analiza formularzy stają się prostsze i bardziej efektywne, co przekłada się na lepsze doświadczenie użytkownika i wyższą konwersję.