Na spotkaniach z nami często usłyszysz, że wdrożenie HubSpot to nie jest projekt IT. Może to się na pierwszy rzut oka wydać dziwne, przecież HubSpot jest oprogramowaniem, dlaczego więc nie podchodzimy do niego jak do projektu IT?
Mówię Ci o tym dlatego, że uważam, że wdrożenie HubSpot różni się bardzo od tradycyjnego wdrażania systemów informatycznych. Dlaczego?
Projekt Poznaj i Używaj HubSpot vs Projekt IT HubSpot
Najczęściej wprowadzając HubSpot w firmie, koncentrujemy się na tzw. onboardingu, czyli wprowadzeniu Twojego zespołu na HubSpot. Dlaczego nie nazywamy tego projektem IT?
Dlatego że ma dużo wspólnego ze szkoleniem i ustawieniem systemu pod Twoje potrzeby. Nie ma w nim ról jak programiści czy analitycy systemowi od analizy wymagań.
Lwia część klientów nie potrzebuje dobudowywania do HubSpot różnych elementów wymagających zatrudnienia programistów i prowadzenia zaawansowanych analiz wymagań.
Tak jak wcześniej pisałem w różnych artykułach – HubSpot zawiera w sobie najlepsze praktyki, umożliwiając od zaraz szybkie wystartowanie z działaniami sprzedażowymi, marketingowymi czy obsługą klienta.
Ma zakodowane w sobie procesy, ale nie na sztywno. Możesz dostosować je do swoich potrzeb poprzez wykonywanie odpowiednich ustawień, na tyle prostych, że po naszym onboardingu poradzisz sobie samodzielnie w dalszym ich prowadzeniu.
|
💡W HubSpot masz nieograniczone możliwości dodawania własnych pól. Pola te dodane do systemu są jakbyś je kupił w HubSpot, czyli możesz wykorzystywać je do wszystkich raportów, dashboardów, automatyzacji, a także integracji, czyli wymieniać do nich dane. Takich pól możesz stworzyć, ile chcesz i to niezależnie od wersji HubSpot. Masz też możliwości dostosowania ekranów z wyświetlaniem informacji określonych na klientach, firmach czy transakcjach. A co więcej możesz budować własne raporty za pomocą Custom Report Builderów. Dzięki temu dostosujesz HubSpot do własnych potrzeb. Bez zatrudniania specjalistów z IT! |
Widoki, pola, raporty, automatyzację to wszystko znasz i samodzielnie wykonujesz po naszym onboardingu. Nie masz potrzeby dzwonienia do mitycznego administratora systemu lub zlecenia operacji do IT.
Bardzo często zachęcamy do tego, żeby zacząć przygodę z HubSpot właśnie od takiej perspektywy, aby nie był to projekt IT. Dzięki temu dobrze poznasz filozofię systemu i jego funkcji przydatnych w codziennej pracy.
Jednak czasami trafiają do nas klienci, którzy patrzą na HubSpot jak na narzędzie do przeprowadzania zaawansowanych automatyzacji, wyliczeń zyskowności działań, integracji z systemami ERP czy contact center.
Już na od początku przychodzą do nas z takimi wymaganiami – chcą, żeby HubSpot stał się częścią szerszego spektrum aplikacji integrującym się z innymi ważnymi w procesach sprzedaży systemami. Wtedy właśnie wchodzimy w obszar projektu IT na HubSpot.
HubSpot jako projekt IT – jak wygląda to w praktyce?
HubSpot jako projekt IT jest oczywiście jak najbardziej możliwy i daje firmom mnóstwo opcji dostosowania HubSpot do swoich własnych procesów.
Jakie masz możliwości rozbudowy HubSpot pod bardziej zaawansowane wymagania?
Przede wszystkim do Twojej dyspozycji jest interfejs REST API, czyli jeden z najbardziej popularnych sposobów integracji systemów z wykorzystaniem aplikacji webowych. Cały interfejs rest API umożliwia Ci dostęp do praktycznie wszystkich informacji w HubSpot, które możesz z niego pobierać i do niego zaimportować.
A co więcej, ponieważ możesz rozbudować HubSpot o dowolne własne pola, to dzięki temu interfejsowi jesteś w stanie przenieść do HubSpot praktycznie dowolne dane.
|
💡 Spójrz na przykład: Chcesz w HubSpot widzieć czy dana firma zalega z płatnościami za faktury. Przeniesienie danych z systemu ERP do HubSpot poprzez interfejs jest proste. Wystarczy dobudować taki interfejs do HubSpot i ustawić pole na rekordzie klienta lub firmy o takim statusie. Dla większości osób, które znają interfejsy REST API ich budowa nie będzie stanowić problemu. |
Korzystając z REST API masz możliwość budowy dowolnych interfejsów do HubSpot.
🔗 Przejdź do strony dla deweloperów HubSpot, gdzie możesz przeczytać więcej informacji na temat interfejsów i zapoznać się ze sposobem ich działania ➡ TUTAJ.
🔗 W naszej Akademii opisaliśmy ogólne możliwości integracji HubSpot z systemami zewnętrznymi. Możesz o nich poczytać więcej ➡ TUTAJ.
No dobrze, czyli możesz budować własne interfejsy. Ale to nie wszystko!
W HubSpot jest coś takiego jak Marketplace. Może interfejs, którego potrzebujesz, już ktoś wcześniej zbudował? Może jest już gotowa do niego aplikacja – tak jak do Zoom, ClickMeeting, power BI, systemu centrali telefonicznej? A może szukasz interfejsów do podłączenia sklepu internetowego? One też są już gotowe – Wordpress, Magento, Prestashop.
| 📌 Zanim zaczniesz budować własne interfejs sprawdź w Marketplace HubSpot, czy czasem to, czego potrzebujesz, nie jest już gotowe. Może akurat wystarczy Ci w takiej formie. Warto tam zaglądać! |
Custom Objects – własne dane w HubSpot
Czy można mieć własne dane w HubSpot w większej skali niż tylko dodanie pól do kontaktu, firmy czy transakcji? Tak. W HubSpot w wersjach Enterprise masz możliwość dostępu do Custom Objects. Czym to jest?
Wyobraź sobie, że możesz założyć dowolne dane w HubSpot i stworzyć swój własny moduł.
|
💡 Zobacz przykład:
Czyli możesz stworzyć dowolny opis czegoś, co jest związane z Twoim biznesem. |
Część firm wykorzystuje Custom Objects do tworzenia danych na temat kosztów realizowanych projektów, czyli tworzy obiekt „koszty”, gdzie wprowadza wydatki urządzenia, produktu, serwisu, vendorów, które są z tym związane i może je podpiąć pod transakcję.
Dokładnie „podpiąć pod transakcję”, bo właśnie o to chodzi w customowych obiektach. Można je powiązać z dowolnymi, innymi obiektami w HubSpot m.in. przypiąć koszt projektu do realizowanej transakcji, czyli deal w HubSpot.
Studenta możesz podpiąć pod kontrakt, bo studentem może być młoda osoba, która nie ma jeszcze maila, a uczy się w Twojej szkole języka angielskiego. W tej sytuacji w HubSpot kontaktem jest z rodzic, a studentem w Custom Object jest jego dziecko.
A Custom Object dotyczący samochodu? Jeżeli wynajmiesz samochody, to możesz każdy z nich podpiąć do konkretnej osoby i widzieć kto, jakim modelem jeździ.
📌 Najważniejsza rzecz – wszystko, co stworzysz, każdy obiekt czy każde pole, zaczyna być widoczne w systemie tak, jakbyś go wprost kupił(a) z półki bezpośrednio od HubSpot.
Wszystko, co zrobisz HubSpot traktuje jako wbudowaną w niego funkcję. Masz pełen dostęp do:
- systemu raportów, dzięki którym zaraportujesz swoje dane,
- automatyzacji działań związanych z funkcjami workflow, jakie są w HubSpot.
Jednym słowem – wszystko, co dodasz do HubSpot stanie się jego integralną częścią.
HubSpot CMS + Custom Objects – strona WWW staje się portalem obsługi klienta
Jeżeli używasz HubSpot CMS, to masz jeszcze jedną możliwość – możesz te wszystkie dane zawarte w Custom Object wyświetlić na stronie internetowej i dać dostęp klientom do tego, żeby sami mogli je przeglądać.
Jak może wyglądać to w praktyce? Na Twojej stronie pojawi się możliwość np.:
- pokazania klientom listy samochodów, które są obecnie dostępne na wynajem, na jaki czas i kiedy muszą go zwrócić;
- wyświetlenia statusu ocen studentów uczących się w szkole językowej.
Jeśli interesuje Cię budowa zaawansowanego portalu, który będzie wyświetlał dane z CRM na stronie internetowej, to wszystko możesz zbudować za pomocą HubSpot CMS oraz jego integracji z Custom Object.
Ale nie tylko! Możesz wykorzystać do tego również elementy związane z innymi obiektami np. tym jakie kontakty czy firmy masz już w HubSpot.
Jak powinien wyglądać plan krok po kroku dostosowania HubSpot do własnych potrzeb?
Patrząc na możliwości i działania w HubSpot możesz końcowo zamienić go w całkiem spory projekt IT. Rekomendujemy Ci jednak na początku wykorzystać to, co HubSpot oferuje w standardzie oraz co możemy zrobić dla Ciebie w ramach projektu onboarding i sięgnąć po to w działaniach sprzedaży, marketingu i obsłudze klienta.
Nie zaczynaj od wielkiego projektu IT. Większość rzeczy możesz zmienić po 6-8 tygodniach bez angażowania wielu ludzi z personelu IT i wprowadzenia dodatkowych kosztów deweloperskich i analitycznych.
Zacznij od przedstawienia pracownikom standardy i najlepsze praktyki HubSpot, bo często właśnie one prowadzą do zwiększenia wyników.
W dziale marketingu zacznij od połączenia wszystkich narzędzi w jedno – platformę HubSpot, dzięki temu marketerzy będą mieć lepszą kontrolę nad całym lejkiem pozyskiwania kontaktów i zwrotów z inwestycji.
Działowi sprzedaży daj możliwość pracy na złotej szóstce HubSpot (więcej o złotej szóstce znajdziesz w tym artykule). W pierwszej kolejności złap, jak sprzedawcy pracują na telefonach, spotkaniach, mailach, notatkach, zadaniach i transakcjach. Jeżeli będziesz mieć kontrolę nad tym procesem, to zyskasz przewagę nad procesem tworzenia transakcji i zarządzania całą sprzedażą.
W serwisie postaw na integrację skrzynek pocztowych w ramach HubSpot, budowę systemów obsługi ticketów, wystawianiu portalu klienta do tego, żeby mógł zobaczyć, w jakiś sposób są realizowane zlecenia: jaki mają status i czy są w ogóle realizowane.
Jeżeli już to opanujesz, zacznij przechodzić do fazy bardziej zaawansowanej, gdzie zbudujesz swój własny model danych, zrobisz integrację z systemami zewnętrznymi i przeniesiesz HubSpot na wyższy poziom.
Ten etap będzie dla Ciebie łatwiejsze dlatego, że na początku poznasz całą filozofię działania HubSpot. Będziesz też wiedzieć, czego nie potrzebujesz, ponieważ zobaczysz, jak dużo jest już gotowych elementów w HubSpot i tego, w jaki sposób możesz go dostosować do siebie bez wielkich prac IT. Wpłynie to również pozytywnie na koszty przyszłych interfejsów.
Podsumowanie
HubSpot to nie projekt IT. Jednak może nim być, ale należy podejść do tego mądrze i ustawić odpowiednie priorytety związane z jego wdrożeniem.
Warto zacząć od onboardingu, a następnie budować interfejsy i po kolei wdrożyć system, na którym już po 2-3 tygodniach może pracować dział sprzedaży i poprawiać swoje wyniki. Taki jest HubSpot – umożliwia w szybkim czasie pracę sprzedawcom na swoim CRM.
Zaczynaj od standardu i rozwijaj dalej projekty w stronę IT.
