Przykład raportu audytu HubSpot - obszar marketing i sprzedaż

Poznaj przykładowe wyniki raportu audytu HubSpot w obszarach marketingu i sprzedaży.

Ogólna rekomendacje działań

1. Przeprowadzić ponowny onboarding zespołów marketingu i sprzedaży – wykluczając z niego, co już wiemy – pozwoli to zniwelować braki w wiedzy systemu i wprowadzić systematykę pracy na HubSpot, ustawić poprawnie procesy i zwiększyć efektywność pracy. Dziś zauważalne są duże braki w zakresie znajomości systemu.
   
   
2. Ustawić cały lejek leadów od marketingu do zamykania transakcji, tak aby mieć pewność, że nic po drodze nie ginie i mamy pełen monitoring zwrotu z działań marketingowych.
   
   
3. Przeprowadzić upgrade systemu do wersji Enterprise (wersja PRO nie jest dostosowana do procesów biznesowych i marketingowych), otrzymując:
   
   
   1. możliwość podziału systemu na Business Units – niwelując kluczowy problem mieszania danych B2C z klientami B2B
   2. osobne interfejsy danych (widoki i wymagania danych) dla sprzedaży B2B i obszarów B2C
   3. możliwość podłączenia kilku domen – dziś nie działa tu analityka wielu domen posiadanych przez Klienta.
      
      

Upgrade tylko z systematycznym procesem re-wdrożenia HubSpot – inaczej jest duże ryzyko utrzymania nieefektywnych procesów.

Obszar sprzedaży

1. Konfiguracja stanowisk sprzedaży - Nie do końca skonfigurowanie stanowiska sprzedażowe do automatycznego zbierania danych maili oraz spotkań – braki w danych aktywności sprzedażowych na większości procesowanych kontaktów – nie ma jak raportować pracy zespołu i jego aktywności sprzedażowych, konieczne podłączenie wszystkim pracownikom plugin poczty, kalendarzy i aplikacji mobilnych i dopilnowanie ich wykorzystywania.
   
   
2. Raportowanie Sales Analytics – Raportowanie działań sprzedażowych – braki rejestrowaniu działań sprzedażowych e-mail, notatek, wysłanych maili, spotkań, prowadzą do ograniczonej możliwości raportowania aktywności sprzedaży – konieczne wykonanie punktu 1. Nie możemy skorzystać z raportów coachingowych HubSpot.
   
   
3. Brak separacji danych – Brak podziału systemu pomiędzy prace na klientach biznesowych B2B i B2C. Koniczne rozdzielenie tych danych i procesów sprzedaży – rekomendowane zakupienie Business Units i wersji Enterprsie, aby ułatwić pracę zespołom sprzedaży i marketingu. Business Units da pełną separację danych w HubSpot, pomiędzy obszarami firmy.
   
   
4. Proces prospecting – rejestrowane za wcześnie – pierw pracujemy na CONTACTS i do deal przenosimy klientów skwalifikowanych do sprzedaży. Nie prowadzimy prospectingu na DEAL tylko na kontaktach, rejestracja DEAL dla prospectów, zaburza raportowanie Forecast oraz faktycznej sytuacji w dziale sprzedaży pod względem efektywności zakładania transakcji.
   
   
5. Praca na kontaktach - Brak systematycznego procesu pracy na CONTACTS – koncentracja praca na DEAL, niewykorzystywana funkcjonalność kontroli pracy sprzedaży na CONTACTS.
   
   
6. Praca na lejku transakcji DEAL PIPELINE – uporządkowanie etapów transakcji, tak aby lepiej raportować przebieg transakcji, pod kątem ich jakości. Wprowadzenie mandatory fields, do kontroli wprowadzanych danych, eliminacja DEAL prospectingowych, automatyzacja generacji tasków.
   
   
7. Lejek marketing-sprzedaż. Nie używany standardowy przepływ lejka marketing-sprzedaż HubSpot przy użyciu LEAD STATUS i LIFECYCLE STAGE – powoduje to, że sprzedaż musi pracować nad nieustrukturyzowanymi danymi, tracić dużo czasu na szukanie danych, lub po prostu nie zarządzać danymi kontaktowymi prawidłowo – musimy tu ustalić odpowiedni systematyczny sposób pracy.
   
   
8. Integracja działań marketing-sprzedaż – Brak integracji działań marketing sprzedaż – sprzedaż nie jest we wszystkich przypadkach informowana automatyczne o potencjalnych klientach z portfela (audyt pokazał, że nie ma nad tym pełnej kontroli, część danych jest łapana cześć nie, ale nie można było określić która), nie ma kontroli nad tym, czy wszystkie kontakty są podejmowane przez sprzedaż, prowadzi to do utraty możliwości sprzedażowych – do zbudowania odpowiednie automatyzacje, segmentacje i weryfikacja procesu sprzedaży.
   
   
9. Praca na widokach danych – Musimy wprowadzić prace nad VIEWS, ponieważ pomoże to sprzedaży i marketingowy w śledzeniu najważniejszych kontaktów oraz przeniesienie prospectingu z DEAL na CONTACT– potrzebna jest odpowiednia struktura danych kontaktowych, wykorzystanie pracy na LIFECYCLE STAGE i LEAD STATUS, aby widoki działały prawidłowo – powiązane z lejkiem marketing-sprzedaż.
   
   
10. Lead scoring – niewykorzystywany automat do scoringu klientów i ich kwalifikacji pod kątem sprzedażowym. Do ustalenia odpowiedni proces – integracja marketing-sprzedaż.
    
    
11. Automatyzacja pracy sprzedaży – mamy ogromne możliwości automatyzacji pracy sprzedaży – za pomocą funkcji workflow pracy możemy automatycznie zmieniać wartości pól, automatycznie otwierać i zamykać transakcje, automatycznie generować zadania. Automatyzacja może być kolejnym krokiem po skonfigurowaniu procesu sprzedaży podstawowej na kontaktach i transakcjach.
    
    
12. Wprowadzenie zarządzanie zadaniami — mamy możliwość automatyzacji generacji zadań i zarządzania przez sprzedawców zadaniami przez dedykowane kolejki zadań. Oszczędzi to czas na ich realizację. Obecnie ograniczone wykorzystywanie tasków do zarządzania procesem sprzedaży.

Obszar działań marketingowych

1. Kontrola procesu przepływu leadów – opisane w obszarze sprzedaży. Konieczne ustalenie całego procesu przepływu danych przez HubSpot, aby marketing miał dane, co działa, a co nie i nie było ryzyka zgubienia leads.
   
   
2. RODO i zapisy na subskrypcje – brak konfiguracji systemu w tym zakresie – krytyczny problem do rozwiązania, bo nie mamy kontroli nad danymi w systemie, ale pozyskujemy tysiące kontaktów
   
   
3. Analityka danych w HubSpot – nie działa analiza domen, nie są wykorzystywane kluczowe raporty w tym zakresie, nie ma śledzenia konwersji nowych lead na DEAL, do konfiguracji podłączenie HubSpot pod stronę internetową w zakresie analityki danych i wykorzystanie funkcji TRAFFIC ANALYTICS – Uwaga wersja PRO nie ma możliwości analizy wielu brand domain posiadanych przez Klienta.
   
   
4. Wiele domen brandowych – nie ma jak tego raportować w wersji PRO, koniecznej jest przejście na wersję Enterprise, inaczej mamy zaburzone dane i prowadzi to do niewykorzystywania kluczowej funkcjonalności systemu, w zakresie pełnej analizy konwersji.
   
   
5. HubSpot jako generator leadów - do opracowania systematyczny proces tworzenia treści (generacja leadów z Internetu za pomocą contentu), która pozwoli na synchronizację wszystkich działań i zwiększenie konwersji, HubSpot daje największe zwroty z działań marketingowych, jak mamy połączone wszystkie działania w jeden plan. Obecnie artykuły blogowe nie są tworzone według określonej strategii generacji leadów – nie wykorzystujemy funkcji TOPIC CLUSTERS, SEO, CTA, Landing Page w HubSpot do pozyskiwania leadów z treści, w wyniku braku tych działań, nie wykorzystujemy HubSpot jako systemu generacji leadów.
   
   
6. Reklamy - Do przeglądu podłączenie kont reklamowych i przeliczanie walut, tak aby w PLN wyświetlać wyniki. Dziś system wyświetla dane kampanii w EUR, powinno być w PLN.
   
   
7. Do wykorzystania funkcja CAMPAIGNS – monitoring efektywności kampanii oraz CALENDAR do planowania działań. Pozwoli to na szczegółową analizę wyników działań marketingowych.