Decyzja o wdrożeniu HubSpot to krok w kierunku automatyzacji, usprawnienia procesów biznesowych i efektywniejszego zarządzania danymi. Jednym z najczęstszych pytań, jakie otrzymujemy od naszych klientów, jest: „Ile kosztuje wdrożenie HubSpot?”. To pytanie wymaga szerszego kontekstu, ponieważ koszt wdrożenia zależy od wielu czynników, takich jak wybór licencji, zakres procesów, stopień zaawansowania zespołu oraz potrzeby integracyjne.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, co wpływa na cenę wdrożenia HubSpot, prezentujemy konkretne widełki kosztów oraz szczegółowo opisujemy naszą filozofię pracy, która stawia na transfer wiedzy, samodzielność klientów i redukcję TCO (całkowitego kosztu posiadania).

Co wpływa na koszty wdrożenia HubSpot?

Koszt wdrożenia HubSpot jest rezultatem wielu czynników. Aby precyzyjnie odpowiedzieć na pytanie o cenę, najpierw trzeba zrozumieć specyfikę procesów biznesowych klienta oraz zakres jego potrzeb. Kluczowe elementy wpływające na cenę to:

1. Rodzaj i poziom licencji HubSpot

HubSpot oferuje różne moduły („Huby”), takie jak Sales, Marketing, Service czy CMS, każdy dostępny w trzech poziomach:

• Starter: Podstawowe funkcje CRM i marketingu dla mniejszych firm.
• Professional: Rozwiązania dla bardziej zaawansowanych procesów, takich jak automatyzacje i zaawansowane raportowanie.
• Enterprise: Dedykowane dla dużych organizacji wymagających niestandardowych obiektów (Custom Objects), zaawansowanego raportowania i integracji.

Wybór odpowiedniego poziomu zależy od skali i potrzeb organizacji. Dla małych firm wersja Starter może być wystarczająca, ale większe przedsiębiorstwa, które mają skomplikowane procesy sprzedażowe lub marketingowe, często decydują się na wersję Professional lub Enterprise.

2. Złożoność procesów biznesowych

Cena zależy od liczby procesów, które trzeba odwzorować w HubSpot, takich jak:

• Sprzedaż B2B z obsługą leadów, cross-sell i upsell w przypadku procesów sprzedaży
• Obsługa reklamacji czy procesów serwisowych w przypadku obszarów obsługi klienta.
• Zaawansowane wyliczenia, takie jak prowizje, marże czy raportowanie MRR (powtarzalnych przychodów).
• Wykorzystanie dodatkowych modeli danych jak dane umów, produktów, licencji, studentów, samochodów, budynków w procesach sprzedaży - niezbędne wykorzystanie obiektów niestandardowych (Custom Objects)
• Kompleksowość prowadzonych działań marketingowych od prostych działań z reklamami i newsletterem do kompleksowych procesów ocieplania leadów.

Złożoność procesów wpływa nie tylko na czas wdrożenia, ale także na liczbę niezbędnych szkoleń i konfiguracji systemu.

3. Wielkość zespołu

Większe zespoły oznaczają większe potrzeby szkoleniowe i bardziej złożoną konfigurację systemu. Na przykład firma z 20-osobowym zespołem sprzedażowym będzie potrzebować znacznie bardziej rozbudowanego wdrożenia niż firma z zespołem kilkuosobowym. Pojawia się tu też kwestia, czy ten zespół wykonuje podobne czynności czy może jest podzielony na podzespoły odpowiadające za różne procesy np. jeden zespół odpowiada za prospecting i pozyskanie klientów, drugi za obsługę sprzedaży do obecnych. 

4. Integracje z innymi systemami

HubSpot oferuje wiele gotowych integracji (np. z Gmail, Teams, Zoom), które są stosunkowo proste do wdrożenia. Zaawansowane integracje z systemami ERP wymagają jednak dedykowanego wsparcia technicznego i współpracy z dostawcami ERP. W większości przypadków koszt integracji leży po stronie systemu ERP. Musisz brać pod uwagę, że to dostawca ERP mus podłączyć się do HubSpot w celu wymiany danych. Stąd analizując koszt integracji, mocno skup się na kosztach po stronie dostawcy, ponieważ koszt po naszej stronie może nie stanowić więcej niż 10-20% całości kosztów. Sprowadza się on bowiem do szkoleń z integracji i bieżące wsparcia godzinowego dla firmy wdrażającej ERP lub dla Twojego zespołu IT. 

5. Stopień samodzielności klienta - obniżenie kosztów dzięki transferowi wiedzy o HubSpot

Wdrożenie może być tańsze, jeśli klient jest gotowy samodzielnie realizować część prac, korzystając z naszego wsparcia w formie szkoleń online czy szkoleń administracyjnych.  W BusinessWeb zapewniamy pełne wsparcie w transferze wiedzy o HubSpot, tak aby Twoja firma mogła być na nim samodzielna.

Nasze doświadczenie pokazuje, że klienci, którzy decydują się na taki model, nie tylko obniżają koszty wdrożenia, ale także szybciej nabywają kompetencje niezbędne do codziennej pracy z HubSpot. Prowadzi to do obniżenia całościowego kosztu posiadania HubSpot, dzięki braku konieczności tworzenia budżetu na obsługę HubSpot przez firmę zewnętrzną. 

Jeśli dysponujesz odpowiednimi zasobami, gorąco zachęcamy do uczestnictwa w szkoleniach administracyjnych z HubSpot. Dzięki nim Twój zespół będzie mógł zgłębić zasady tworzenia raportów, automatyzacji oraz zarządzania konfiguracją systemu. Współpraca z BusinessWeb opiera się na przekazywaniu wiedzy o HubSpot, co umożliwia klientom samodzielny rozwój w tym zakresie. Wierzymy, że HubSpot można szybko opanować, aby efektywnie zarządzać codziennymi potrzebami firmy.

Koszty wdrożenia HubSpot – przykładowe widełki

Przedstawione przedziały cenowe odnoszą się do kosztów wdrożeń realizowanych dla 75% naszych klientów i nie uwzględniają wyjątkowych przypadków, takich jak wdrożenia na bardzo dużą skalę dla zespołu sprzedażowego liczącego 100 osób.

Sales Hub

• Starter: od 240 zł kiedy korzystasz z naszych szkoleń on-line i samodzielnie sobie konfigurujesz HubSpota.
  6 000 zł – 9000 zł. Proste procesy CRM, małe zespoły. Realizowane procesem wdrożeń z ekspertem.
  12000 zł - 28000 zł - tam gdzie stosujemy pełny proces wdrożenia CRM z mapowaniem procesów sprzedaży. Głównym czynnikiem zwiększającym koszty jest tu wielkość zespołu sprzedaży i ilość procesów, pamiętajmy jednak o ograniczeniach Startera pod względem ilości pipeline sprzedaży do 2. 
• Professional: 6 000 – 9000 zł. Proste procesy CRM, małe zespoły. Realizowane procesem wdrożeń z ekspertem.
  25000 zł – 45 000 zł tam gdzie stosujemy pełny proces wdrożenia CRM z mapowaniem procesów sprzedaży. W przypadku tej wersji HubSpot na koszt mają wpływ praktycznie wszystkie czynniki jakie wymieniliśmy w wprowadzeniu do artykułu  - ilości procesów, zespołów sprzedaży, automatyzacji czy raportów.  
• Enterprise: 49 000 zł – 90 000 zł. W tym przypadku największymi czynnikami wpływającymi na koszty wdrożenia są wielkości zespołów, ilości procesów oraz zastosowanie  zaawansowanych modeli danych, Custom Objects, czy integracje.
  
  

Marketing Hub

• Starter: od 450 zł (szkolenie online w przygotowaniu) lub specjalistyczne szkolenia online prowadzone przez naszych ekspertów w cenie od 2500 zł do 5000 zł, obejmujące wszystkie funkcje i praktyczne zastosowanie HubSpot Marketing Hub Starter w Twoich procesach marketingowych.
• Professional: 9000 – 26 500 zł. Koszty są uzależnione od tego, czy zdecydujesz się na pełen zakres szkoleń i wsparcia w konfiguracji wszystkich elementów HubSpot Marketing Professional, czy też wolisz rozpocząć od wybranych modułów onboardingu. Na przykład, jeśli potrzebujesz konfiguracji automatyzacji marketingowej, ale nie planujesz działań w mediach społecznościowych ani zarządzania treściami, możesz zrezygnować z tych usług, co pozwoli na ograniczenie początkowych kosztów.
• Enterprise: 9000 – 26 500 zł. Koszty szkoleń i wdrożenia dla licencji Enterprise są takie same jak dla licencji HubSpot Marketing Hub Professional
  
  
  

Service Hub

• 
  6 000 – 9 000 zł: Proste procesy obsługi klienta, małe zespoły. Realizowane procesem wdrożeń z ekspertem.
  12 000 zł – 28 000 zł: Tam, gdzie stosujemy pełny proces wdrożenia HubSpot Service Hub z mapowaniem procesów obsługi klienta. Głównym czynnikiem zwiększającym koszty jest tu wielkość zespołu obsługi klienta i liczba procesów, pamiętajmy jednak o ograniczeniach Startera pod względem funkcjonalności systemu ticketowego i raportowania.
• Professional: 6 000 – 9 000 zł: Proste procesy obsługi klienta, małe zespoły. Realizowane procesem wdrożeń z ekspertem.
  25 000 – 45 000 zł: Tam, gdzie stosujemy pełny proces wdrożenia HubSpot Service Hub Professional z mapowaniem procesów obsługi klienta. W przypadku tej wersji HubSpot na koszt mają wpływ praktycznie wszystkie czynniki wymienione we wprowadzeniu do artykułu – liczba procesów, wielkość zespołów obsługi, automatyzacje oraz raporty.
• Enterprise: 49 000 – 90 000 zł: W tym przypadku największymi czynnikami wpływającymi na koszty wdrożenia są wielkość zespołów, liczba procesów oraz zastosowanie zaawansowanych modeli danych, Custom Objects, czy integracje.

Filozofia wdrożeń BusinessWeb - obniżenie całkowitych kosztów posiadania HubSpot

1. Transfer wiedzy

Nasze wdrożenia nie ograniczają się tylko do skonfigurowania systemu. Koncentrujemy się na przekazywaniu wiedzy, która umożliwi Twojemu zespołowi samodzielne rozwijanie i zarządzanie HubSpotem. Oferujemy szkolenia, które pozwolą Ci taką samodzielność wykorzystać:

• Szkolenia online już od 240 zł.
• Szkolenia administracyjne, które uczą zarządzania automatyzacjami, raportami i konfiguracją systemu (od 5 500 zł za moduł).
  
  

2. Elastyczność

Rozumiemy, że każda firma jest inna. Dlatego oferujemy elastyczne modele współpracy:

• Samodzielne wdrożenie z naszym opcjonalnym wsparciem godzinowym.
• Pełne wdrożenie przez nasz zespół z mapowaniem porcesów.
• Mieszane podejście, gdzie klient przejmuje część obowiązków, np. budowę raportów czy konfigurację automatyzacji.
• Wdrożenie w pakietami godzin z ekspertem oddelegowanym do pracy z Twoim zespołem
  
  

3. Redukcja TCO (całkowitego kosztu posiadania)

Dzięki naszej filozofii „pomóż klientowi stać się niezależnym” ograniczamy koszty długoterminowe związane z zarządzaniem systemem. Klient zyskuje nie tylko dobrze skonfigurowany HubSpot, ale też umiejętności potrzebne do jego rozwoju bez konieczności angażowania zewnętrznego wsparcia przy każdej zmianie.

4. Wsparcie na każdym etapie

Oferujemy wsparcie nie tylko podczas wdrożenia, ale także po jego zakończeniu. Dzięki naszym pakietom godzinowym, szkoleniom online oraz wsparciu technicznemu klienci mogą czuć się pewnie, rozwijając swoje umiejętności i system.

Podsumowanie

Koszt wdrożenia HubSpot zależy od wielu czynników, w tym wyboru licencji, zakresu procesów, liczby osób w zespole oraz potrzeby integracji. W BusinessWeb oferujemy elastyczne podejście, które pozwala dostosować koszt i zakres wdrożenia do Twoich potrzeb. Nasz model pracy opiera się na transferze wiedzy i budowaniu samodzielności klienta, co pomaga obniżyć całkowity koszt posiadania systemu.

Chcesz poznać szczegółową wycenę wdrożenia HubSpot w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z naszej analizy przedwdrożeniowej. Razem znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu