CRM, czyli Customer Relationship Management, jest wyjątkowo elastycznym i pomocnym narzędziem — nie tylko w ramach swojej wewnętrznej funkcjonalności, ale także w zakresie instalacji dodatkowego oprogramowania, które integruje funkcjonalność systemu z różnymi usługami.
Przykładem takiego oprogramowania jest prosta wtyczka do Gmaila, która pozwala na bezproblemowe i błyskawiczne przekazywanie informacji pomiędzy kontem pocztowym a CRM. Na czym to właściwie polega?
Google Workspace a funkcjonalność CRM
Przy prowadzeniu firmy jednym z najważniejszych aspektów wydajnej i produktywnej pracy jest odpowiednio wykonana standaryzacja. Przebiega ona na wielu płaszczyznach — może dotyczyć procesów, rozwiązywania konfliktów czy sposobu kontaktu z klientami. Jednak jedną z najważniejszych płaszczyzn są same narzędzia pracy i oprogramowanie.
Obecnie wiele przedsiębiorstw korzysta z Google Workspace (w przeszłości nazywane G Suite), które integruje funkcjonalność następujących narzędzi tego producenta:
- Skrzynka mailowa,
- Kalendarz Google,
- Google Meet,
- Dysk,
- Dokumenty,
- Szereg innych usług (m.in. Prezentacje czy Arkusze).
Korzystanie z Workspace przynosi istotne korzyści w zakresie standaryzacji narzędzi pracy.
Jednak do rozwiązania wciąż pozostaje istotna kwestia — sprzedażowe systemy HubSpot CRM nie są tożsame pod względem funkcjonalności z pakietem usług Google. Mogłoby się wydawać, że fakt ten doprowadza np. do konieczności ręcznego wpisywania danych kontaktowych z Gmaila do CRM czy żmudnego prowadzenia logów z korespondencji, które następnie muszą być manualnie migrowane do CRM.
Jest jednak sposób na automatyzację tych działań na różnych systemach (np. HubSpot CRM), dzięki któremu pracownicy nie będą musieli samodzielnie wykonywać tych czynności.
Czy prosta wtyczka może rozwiązać ten problem?
Odpowiedź brzmi: zdecydowanie tak.
Poprzez instalację prostej wtyczki do Gmaila, istotne z punktu widzenia procesu sprzedażowego dane mogą być automatycznie przekazywane do CRM w prosty, przejrzysty i szybki sposób. Instalacja tego rodzaju oprogramowania (przykładowo, HubSpot Sales Hub) jest całkowicie bezproblemowa i zajmuje kilka minut.
Dzięki tak prostej czynności pracownicy sprzedażowi uzyskają dostęp do szeregu narzędzi ułatwiających pracę i bezpośrednio integrujących CRM z Gmailem.
Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.
Funkcjonalność wtyczki HubSpot Sales Hub
Możliwości tego narzędzia są bardzo duże — obejmują one przede wszystkim następujące czynności:
- Rejestrowanie korespondencji mailowej wraz z wysyłaniem powiadomień o przeczytaniu,
- Tworzenie szablonów i sekwencji, których zadaniem jest maksymalna optymalizacja procesu kontaktu z klientem,
- Uzyskiwanie dostępu do dokumentów,
- Korzystanie z optymalizacji spotkań (funkcja Meetings).
Przyjrzyjmy się każdej z tych możliwości po kolei.
Rejestrowanie maili oraz śledzenie aktywności adresata
Organizacja korespondencji w przejrzysty i funkcjonalny sposób to podstawa HubSpot Sales Hub. Dzięki niej, pracownicy nie będą mieli najmniejszego problemu np. z dostępem do wiadomości archiwalnych, szybkim przeglądaniem bieżącego mailingu i weryfikowaniem informacji, a także przygotowywaniem się do tworzenia szablonów i sekwencji. Wszystko to za sprawą przejrzystego layoutu, jednoznacznie informującego sprzedawcę o stanie danego kontaktu.
Istotną funkcją jest także możliwość sprawdzenia, czy dany mail został otwarty przez adresata. Kiedy się to wydarzy, pracownik otrzyma powiadomienie na ten temat. Możliwości informowania o aktywności adresata korespondencji nie ograniczają się jednak tylko do tego — obejmują również sprawdzenie, czy np. przesłany w formie załącznika mailowego materiał został pobrany.
Umożliwi to przejęcie całkowitej kontroli nad kontaktem z adresatem, a także zapewnienie najpełniejszego spektrum informacji w tym kontekście.
Szablony i sekwencje — optymalizacja całego procesu sprzedażowego
Te dwa elementy stanowią jeden z najważniejszych aspektów funkcjonalności wtyczki. Choć samo wdrożenie CRM częściowo je pokrywa, wtyczka łącząca go z Gmailem stanowi świetne udogodnienie dla procesu sprzedaży. Może być wykorzystywana również w innych celach, np. do szeroko rozumianego marketingu.
Organizacja szablonów umożliwia uzyskanie błyskawicznego dostępu do przygotowanych jeden raz treści, niwelując konieczność ręcznego przeklejania zawartości wysłanych w przeszłości maili przy wysyłaniu jej do innych odbiorców. Wtyczka oferuje możliwość personalizacji contentu, co z perspektywy użytkownika jest całkowicie programowalne. Koniec z nużącym kopiowaniem i wklejaniem — dzięki automatyzacji CRM i podłączeniu do niego skrzynki pocztowej przy pomocy wtyczki, cały ten proces ulega znacznemu skróceniu.
Bardzo ważną funkcję organizacyjną pełnią również sekwencje mailowe, które dzięki omawianej wtyczce mogą być wydajnie i przejrzyście posortowane. Rzecz jasna nazewnictwo sekwencji oraz ich dokładna treść jest w pełni programowalna przez użytkownika. Wpięcie automatycznie zalogowanych maili do poszczególnych sekwencji staje się kwestią paru kliknięć, a nie ręcznej migracji danych do CRM.
Błyskawiczny dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów
Prawdopodobnie każdy pracownik działu sprzedaży wysyła tak dużą liczbę maili w ciągu jednego dnia, że pod jego koniec nie potrafi sobie przypomnieć, z kim kontaktował się rano. A sprawdzanie danych zawartych w korespondencji, podglądanie uprzednio wysłanych załączników czy weryfikacja danych i dat należy przecież do chleba powszedniego niemal wszystkich sprzedawców.
Dzięki wtyczce HubSpot do Gmaila , wszystkie zlogowane maile, ich treść, daty wysłania oraz przesłane załączniki, są błyskawicznie dostępne w ramach intuicyjnego i przejrzystego interfejsu.
Koniec z wielominutowym scrollowaniem w celu znalezienia potrzebnych treści — indeksowana wyszukiwarka w CRM wykona to zadanie za pracownika.
Mettings, czyli wydajne zarządzanie spotkaniami
Przejrzysty kalendarz, system rezerwacji spotkań, możliwość natychmiastowego wysyłania spersonalizowanych briefów przed spotkaniami — wszystkie te aktywności stanowią synonim profesjonalizmu i poważnego podejścia do klienta.
Dzięki HubSpot Sales Hub mogą być one zintegrowane pomiędzy skrzynką mailową a CRM.
Korzyści z powyższych rozwiązań mają długofalowe przełożenie na całość funkcjonowania firmy.
Starannie zaprojektowane i funkcjonalne rozwiązania to naczelna filozofia, jaka przyświeca wtyczce dystrybuowanej przez BusinessWeb — dlaczego więc nie skorzystać z tej możliwości?
