Wygraj szóstkę w totka ze złotą szóstką HubSpot

Procesy sprzedażowe często nie należą do czegoś prostego. Obejmują wiele czynności, zadań, zbierania różnej ilości danych i informacji. W większości wypadków praca sprzedawcy w wielu firmach tak naprawdę ze sprzedażą ma niewiele wspólnego.

Handlowiec wykonuje dziesiątki innych czynności, które w większości przypadków wchodzą w zakres administracyjny, związany z prowadzeniem projektów czy obsługą klienta np. przygotowywanie umów, nadzór nad nimi, odpowiadanie na obsługę posprzedażową, kontrola płatności faktur.

Powyższe zadania powinny być wykonywane przez zespoły wsparcia sprzedaży, tak, aby sprzedawcom pomóc skupić się na najważniejszych elementach związanych z ich pracą, czyli spotykaniu się, rozmawianiu i komunikowaniu z potencjalnymi klientami. 

Działania administracyjne mogą zajmować nawet kilkadziesiąt procent czasu pracy sprzedaży. Tym samym prowadzą do braku wystarczającej ilości czasu np. na prospecting czy wyszukiwanie nowych klientów, obsługę aktualnie prowadzonych transakcji. 

Jeżeli popatrzymy na HubSpot, to na pierwszy rzut oka zobaczymy w nim system do zarządzania sprzedażą, w którym można zrobić bardzo dużo rzeczy.

Tylko czy naprawdę potrzebujesz w sprzedaży robić tak wiele? Sprawdźmy to!

Czym jest ta tytułowa złota szóstka HubSpot?

Tak naprawdę ta koncepcja nie jest wymyślona przez HubSpot. To zaadaptowanie pewnego pomysłu zarządzania sprzedażą, który mówi o tym, że jeżeli chcemy mieć jakąś transakcję w systemie jako cel naszych działań, to najpierw musimy mieć określone aktywności sprzedażowe, które nas do tego celu doprowadzą.

A aktywności sprzedażowe, to nic innego jak: 

• maile, 
• telefony, 
• spotkania, 
• zadania, 
• notatki,
• transakcje. 

I to właśnie jest sześć elementów, które nazywamy złotą szóstką HubSpot. 

Dlaczego nazywamy je złotymi? 

📌 Dlatego, że jeżeli doprowadzisz do tego, aby Twój zespół sprzedaży równomiernie rejestrował działania w tych sześciu obszarach, to HubSpot automatycznie wygeneruje dla Ciebie praktycznie wszystko, co potrzebujesz do bieżącego zarządzania sprzedażą.

Ale jak zrobić, żeby pracownicy sprzedaży wykonywali te sześć czynności, a CRM nie był dla nich kulą u nogi? Możesz zaraz powiedzieć, że wykonujesz w swojej firmie te sześć czynności i przez to nie masz czasu na sprzedaż, bo cały czas wykonujesz administrację CRM. 

Rozumiem to doskonale, dlatego musisz mieć działania kompensacyjne i HubSpot w tym przypadku doskonale kompensuje czas sprzedawcy poświęcany na CRM, pomagając mu zautomatyzować maksymalnie pracę.

Przejdźmy zatem przez całą złotą szóstkę HubSpot.

Pierwsze złoto – maile

Sprzedaż codziennie pracuje na programach pocztowych, używa np. Gmaila czy Outlooka do korespondencji z klientami. Czy chcesz zabrać sprzedaż, żeby już więcej na tych narzędziach nie pracowała i tylko siedziała w CRM? Nie. Chcesz dodać CRM do Outlooka lub Gmaila, aby sprzedawca miał jak najwięcej informacji w swoim programie pocztowym, z którego korzysta na co dzień.

Nie masz zamiaru wygenerować sprzedawcy dodatkowej pracy wynikającej z pisania maili, bo chcesz przecież tę aktywność automatycznie zarejestrować w HubSpot. Każdy wysłany maile z Outlooka i Gmaila zostanie automatycznie zarejestrowany w HubSpot na danym kliencie, a jeżeli będzie to nowy kontrakt, to HubSpot automatycznie go założy jako nowy w systemie i nie trzeba będzie go ręcznie wprowadzać do CRM. 

W programie mailingowym po instalacji dodatku HubSpot pojawiają się dodatkowe funkcje, dzięki którym można np.:

• dostać się do szablonów maili, które wcześniej opracowaliśmy i automatycznie wypełnić treść maila,
• używać snippetów, czyli krótkich wklejek tekstowych, które szybko pozwalają zbudować maile np. z linkami do najważniejszych artykułów na stronie WWW,
• wykorzystać linki do kalendarza, wkleić kalendarz do maila i zaproponować terminy spotkania,
• skorzystać z panela bocznego, który od razu pokazuje wszystkie dane w CRM dotyczące kontaktu, firmy, zadań, transakcji; umożliwia dodatkowo z poziomu maila założenie transakcji i zadania,
• wykorzystać wyszukiwarkę CRM, czyli szybko przeszukać system CRM z pozycji Gmaila lub Outlooka, bez konieczności logowania się bezpośrednio do HubSpot,
• wysłać sekwencję automatycznych maili razem z ich follow-up,
• dodać dokument do maila i śledzić czy jest oglądany przez odbiorcę,
• zebrać informacje o liczbie wysyłanych maili, a także zautomatyzować prace związane z zakładaniem kontaktów.

Właśnie po to jest integracja HubSpot ze skrzynkami pocztowymi Gmail i Outlook.

Drugie złoto – spotkania

Spotkania to jest podstawa działalności sprzedażowej. 

Chcesz:

• mierzyć, ile tych spotkań było, ile w ciągu X czasu ich realizujesz,
• poznać jakiego rodzaju spotkania wykonujesz – z prospektami czy klientami,
• wiedzieć, które z nich zakończyły się sukcesem doprowadzającym do zamknięcia transakcji.

Ale jak to zrobić, żeby sprzedawca nie musiał ręcznie wprowadzać wszystkich danych i tracić na to czasu?

Integrujesz kalendarz Gmail lub Outlook z HubSpot! Od tej pory każde spotkanie, które zarejestrujesz z klientem w kalendarzu, znajdzie się automatycznie w CRM. 

Możesz też wykorzystywać wspomniany wcześniej dodatek HubSpot w poczcie do umawiania spotkań, czyli do wysyłania linków. Przydaje się po to, żeby klient sam wszedł do Twojego kalendarza, wyszukał wolny termin i umówił spotkanie.

Trzecie złoto – telefony

Umiejętność prowadzenia rozmów przez telefon nadal pozostaje kluczowym elementem w pracy sprzedawcy. Jest jedną z najważniejszych czynności sprzedażowych prowadzących do zamykania transakcji. 

Jak zarejestrować telefony w HubSpot? Czy musisz wchodzić za każdym razem i ręcznie je wprowadzić? Oczywiście, że… nie! Masz HubSpot, który daje nam dwie opcje. 

1. Wbudowany system telefonii IP 
   
   Dzięki takiemu rozwiązaniu możemy zadzwonić bezpośrednio z HubSpot, a przy okazji nagrywać rozmowy. Jeżeli prowadzisz rozmowy po angielsku, to takie nagranie może przejść automatyczną transkrypcję i HubSpot może Ci wskazać, co w takich rozmowach poprawić.
   
   Ale czy zawsze chcesz wchodzić do CRM, żeby rejestrować telefony? Przecież na co dzień pracujesz na smartfonie – prowadzisz rozmowy, piszesz SMS-y czy wysyłamy wiadomości do swoich kontrahentów. Co możesz zrobić? I tu pojawia się druga opcja…
   
   
2. Dedykowana aplikacja mobilna HubSpot 

Aplikacja to praktycznie mini kopia samego systemu CRM. Z punktu widzenia sprzedawcy zawiera praktycznie wszystko, co jest mu potrzebne do tego, żeby zobaczyć, jakie ma kontakty, transakcje, zadania i zaplanowane spotkania. Wszystko w jednym miejscu! 

Po wybraniu z aplikacji mobilnej numeru telefonu do kontaktu, do którego chcesz zadzwonić, system łączy Cię przez telefon, tak jakbyśmy dzwonili bezpośrednio z niego. 

Natomiast po zakończeniu połączenia zachodzi usprawnienie rejestracji rozmowy telefonicznej. Wyskakuje okienko, w którym możesz zrobić notatkę dotyczącą rozmowy: wybrać jej typ, zaznaczyć czy udało Ci się połączyć oraz nagrać notatkę głosową, dzięki której w szybki sposób podsumujesz rozmowę bez konieczności pisania. Naciskamy „zapisz” i gotowe.

Co możesz zrobić po trzech elementach złotej szóstki?

Mamy za sobą omówione 3 główne elementy związane z czynnościami sprzedażowymi, które mają bezpośrednie przełożenie na sukces sprzedawcy w kontakcie z potencjalnymi klientami. Bez tych trzech elementów i ich dobrego wykonywania nie będzie transakcji.

No dobrze, ale co dalej? Co możesz zrobić z danymi, które rejestrujesz podczas tych trzech czynności?

Zostańmy nadal w obrębie pracy sprzedawcy. 

Sprzedawca wchodzi do HubSpot i chce: 

• dowiedzieć się z kim od dawna się nie kontaktował, a z kim rozmawiał X razy, ale do tej pory nie udało się założyć transakcji,
• mieć pewność, jaki klient odpowiada na maile i angażuje się w komunikację, a który nie,
• widzieć tylko swoje kontakty w CRM, a nie wszystkie (nawet bez marketingowych), żeby szybko podejrzeć, na których aktualnie pracuje (10-15 najważniejszych),
• mieć informacje, jak wygląda status kontaktów z całego, własnego portfela klientów,
• zobaczyć, na których transakcjach nie pracował od tygodnia,
• sprawdzić, czy ma zaplanowanie zadania i spotkania dla najważniejszych klientów.

W ten sposób może łatwo określić, gdzie prawdopodobnie przepala swój czas i nic z tego nie będzie. Może zobaczyć, w których obszarach posuwa się do przodu.

Jeżeli wykonamy te wszystkie pierwsze trzy elementy złotej szóstki, czyli telefon, spotkanie, i e-mail to system zacznie rejestrować dane, które nazywamy sales activities. Te dane stworzą automatyczne raporty prowadzonych aktywności.

Czwarte złoto – zadania (taski)

Kompleksowość pracy sprzedaży jest duża. Czasami ciężko się w we wszystkim połapać i o każdym szczególe pamiętać. Potrzebujesz sprawnego systemu przypomnień i na dodatek jak najbardziej zautomatyzowanego. Do tego służą nam w HubSpot taski. 

System tasków w HubSpot to nie tylko tworzenie ogólnej listy zadań. Listy można układać w kolejki np. taski do pracy na: transakcjach, SQL, MQL, kontrola jakości pracy i tak dalej… tak, aby przychodząc do pracy, wiedzieć, od jakich tasków powinno się zacząć pracę.

Kolejka zadań umożliwia sprawne przechodzenie przez taski. Możesz po prostu uruchomić ich sekwencję wykonania i system automatycznie będzie podstawiał task po wykonaniu poprzedniego, kierując sprzedawcę do kontaktu, firmy czy transakcji powiązanej z danym zadaniem. To znacznie przyspiesza pracę. 

Automatyzacja wykonywania zadań ma ogromne znaczenie w procesach kontaktu telefonicznego. Możesz ustawić sobie zadania związane z telefonami w kolejce tasków „telefony”, uruchomić taką kolejkę i HubSpot podstawi kolejny kontakt do zadzwonienia, automatycznie po zakończeniu poprzedniej rozmowy. Jesteś w stanie wtedy szybko skoncentrować się na wykonaniu kilkunastu telefonów naraz. Ograniczy to rozpraszanie i zwiększy skuteczność telefonów, poprzez zwiększenie ilości ich wykonywania.

Piąte złoto – notatki

Notatki to podstawa pozwalająca na zapisanie najważniejszych informacji, zdobywanych w procesie sprzedażowym. 

Notatki możesz podpiąć zarówno do kontaktów, firm, jak i transakcji. Posiadają też super funkcję, która ograniczy komunikację mailową z innymi osobami z firmy. Dzięki wywołaniu osoby przy użycie @ w notatce, otrzyma ona automatyczne powiadomienie o wzmiance. Do notatek możesz dołączać pliki i grafiki.

Szóste złoto – transakcje (deal)

I na końcu mamy szóstą czynność – transakcje. Są w grupie szóstki, ale nie zadziałają, dopóki te 5 wcześniejszych nie jest wykonywanych przez dział sprzedaży.

Dlatego, jeżeli zdecydujesz się na HubSpot w pierwszej kolejności postaw na to, aby wprowadzić koncepcję zarządzania złotą szóstką. Dzięki temu na samym początku opanujesz cały bazowy proces sprzedażowy.

Na bazie tego będzie można planować nowe strategie, kanały dotarcia do klientów, usprawniać procesy i robić wszystko, co doprowadzi Cię do wizji realizacji większej sprzedaży. Ale musisz najpierw zabezpieczyć tzw. tyły, żeby można było iść do przodu. 

Bardzo często w firmach jest problem – mamy wizję, strategię, chcemy ją realizować, ale poprzez to, że mamy niezabezpieczone i niezorganizowane „tyły”, nie jesteśmy w stanie ruszyć do przodu, bo w kółko coś nam zalega, niedomaga i odciąga do realizacji wizji. HubSpot pomoże Ci stworzyć solidną bazę do dalszych działań sprzedażowych. 

W dealach jest bardzo ważna rzecz – data zamknięcia transakcji. Jeżeli przypilnujesz terminu, to dzięki temu będziesz mieć działający cały system w forecastingu HubSpot. Za sprawą tej prostej czynności masz kontrolę nad całością realizowanej sprzedaży, przez danego pracownika czy zespół.

Złota szóstka również dla managera?

W pierwszej części bardzo mocno skupiłem się na elementach związanych z tym, co może robić sprzedawca na HubSpot. A teraz popatrzmy na to, jak może wyglądać praca managera w kontekście złotej szóstki HubSpot. 

Jeżeli w firmie jest realizowana koncepcja złotej szóstki, to menadżer ma wszystkie dane dotyczące realizacji sprzedaży podane na tacy. Widzi aktywności sprzedażowe wykonywane przez zespół:

• liczbę telefonów i wyniki tych rozmów, 
• liczbę maili, 
• liczbę spotkań oraz ich jakość,
• parametry zadań,
• liczbę napisanych notatek,
• plan sprzedaży i forecast,
• liczbę zawartych transakcji.

Wszystko może podejrzeć w wielu wymiarach z podziałem na: zespoły, pojedyncze osoby, pipeline sprzedażowy i inne parametry, które go interesują. 

Do dyspozycji managera jest również cały moduł Sales Analytics, który dzieli się na trzy aspekty: 

• Coachowanie zespołu sprzedaży pod kątem liczby wykonywanych zadań w procesach związanych z aktywnościami sprzedażowymi. 
• Forecastowanie, czyli wspomniane wcześniej analizy planowania tego, w jaki sposób i z jakimi wynikami zakończy się sprzedaż w określonym czasie. 
• Analizę transakcji, czyli jak wygląda proces transakcji, ich wygrywania, przegrywania, powodów przegrywania, średnich czasów zamykania transakcji. Jednym słowem – cała analityka transakcyjna.

Moduł Sales Analytics w tych trzech obszarach daje kompletną wiedzę na temat tego, w jaki sposób działa zespół sprzedaży.

📌 HubSpot osiąga swój pełny potencjał, dopiero wtedy, gdy cała złota szóstka jest dokładnie realizowana.

Podsumowanie

Aby sukcesywnie rozwijać procesy sprzedażowe trzeba zacząć odważnie – od ustawienia podstawowych czynności sprzedażowych tak, aby mieć wiedzę o tym, jak taki proces postępuje, jak jest realizowany i jakie czynności są podejmowane w celu zawierania i zamykania transakcji. 

Czasami będzie to od Ciebie wymagać zrobienia kroku wstecz. Powrotu do bazy, ale jak to opanujesz, będziesz mieć nieograniczone możliwości realizacji bardziej zaawansowanych strategii i budowy nowych kanałów pozyskania klienta.

Zaczniesz wykorzystywać takie narzędzie jak: Target Accounts, dzięki którym zrealizujesz strategię sprzedaży opartą o ABM, czy zautomatyzujesz prospecting dzięki funkcji sequences i integracji z LinkedIn Sales Navigator.

Jak widzisz, w sprzedaży trzeba zacząć od prostych rzeczy, kiedy je wspomożesz o automatyzację rejestracji w HubSpot, wtedy pomogą Ci zrealizować ambitne plany związane ze strategią i rozwojem całej firmy.