Gdy na spotkaniach rozmawiamy z osobami zainteresowanymi wdrożeniem Sales Hub, pojawiają się najczęściej dwie różne perspektywy.
Jedni klienci chcą skupić się na czynnościach sprzedażowych i na tym, jak pracuje zespół sprzedaży, a inni operacyjnych, czyli wykonywaniu prognoz finansowych, obliczeń i raportów.
Są też tacy, którzy chętnie połączyliby jedno i drugie.
W tym artykule omówię każdą z perspektyw i zadam Ci konkretne pytania, dzięki którym odpowiesz sobie na tytułowe pytanie o CRM.
Dwie perspektywy klienta – czynności sprzedażowe i czynności operacyjne
Wyobraź sobie, że szukasz systemu, który będzie wspierał Twoją sprzedaż. Trafiasz na HubSpot, bo chcesz maksymalnie skupić się na wszystkich czynnościach sprzedażowych, a HubSpot jest do tego doskonałym narzędziem (ma to zaszyte w swoim DNA).
Ale czym właściwe są czynności sprzedażowe?
To wszystkie te działania, które są zorganizowane wokół codziennych prac wykonywanych przez sprzedawcę.
W tym przypadku zależy Ci po prostu na lepszej kontroli pracy zespołu sprzedaży. Chcesz wiedzieć:
- W jaki sposób sprzedaż prowadzi prospecting.
- Czy podjęto działania ze wszystkimi klientami przewidzianymi do kontaktu.
- Ile założono transakcji i czy jest na nich prowadzona bieżąca praca.
- Ile wykonano telefonów, spotkań i maili.
- Czy sprzedawca realizuje wszystkie przypisane zadania.
W tym pomaga HubSpot i Sales Hub, ale nie tylko w tym!
Bo z drugiej strony, możesz być w sytuacji, kiedy bardziej niż na czynnościach sprzedażowych, chcesz skupić się na tych operacyjnych.
Czynnościach operacyjnych, czyli jakich?
Są one wykonywane przez system, a nie człowieka – oczywiście na bazie wcześniej wprowadzonych przez sprzedaż danych.
W tym przypadku zależy Ci na szczegółowym raportowaniu wyników finansowych, marż czy premii pracowników. Chcesz, aby system wykonał określone operacje wyliczające prowizje czy sumujące koszty. Zazwyczaj potrzebujesz takiego systemu, kiedy Twoja sprzedaż polega tylko na monitorowaniu finansowym w Excelu.
Można do nich zaliczyć:
- Obliczenie premii dla sprzedaży.
- Rozdzielenie zadań związanych z przygotowaniem oferty.
- Zaplanowanie zasobów do projektu i obliczenie niezbędnych FTE.
- Obliczanie marży na sprzedaży.
- Prowadzenie inwentaryzacji kosztów związanych z transakcją.
W czynnościach operacyjnych chodzi o pilnowanie aspektu finansowego transakcji.
Etapy w praktyce mogą wyglądać tak:
- złożenie oferty,
- podpięcia pod tę ofertę przychodów i kosztów,
- dodania innych vendorów dostarczających rozwiązanie
- automatyczne obliczenia marży dla realizowanej transakcji,
- wygenerowania zadań dla zespołu projektowego, który ma daną sprzedaż zrealizować.
A co więcej w systemie operacyjnym możesz wyliczyć dodatkowe elementy związane z efektywnością procesu sprzedaży m.in.:
- zaraportowanie ile zasobów będzie potrzebnych do zrealizowania danej transakcji,
- określenia ról tak, żeby przekazać je do zespołów projektowych np. jakie role i ile mandatów będzie potrzebnych do zrealizowania projektu (takie działania często mają miejsce w branży IT).
Jak widzisz, mamy tutaj dwie perspektywy, na których może Ci zależeć i z którymi możesz przyjść do BusinessWeb po wdrożenie HubSpot.
Pierwsza perspektywa jest całkowicie sprzedażowa, skupia się na czynnościach, które wykonuje przede wszystkim sprzedawca, a nie system.
Ta druga jest mocno operacyjna, czyli stawia na to, jak HubSpot ma ustawić i zrealizować zamykającą się transakcję i trzeba przekazać to zadanie dalej do realizacji.
Wybierając HubSpot popatrz na te dwie perspektywy i określ, czego Ty tak właściwie potrzebujesz.
Pierwsza perspektywa często może być zaniedbywana – pamiętaj, że wokół niej skoncentrowane są główne działania, prowadzące do transakcji. Mam tu na myśli czynności sprzedażowe, które w HubSpot nazywamy sales activities. Transakcja jest efektem działań sprzedażowych, jeżeli te działania nie będą realizowane, to nie będzie również transakcji.
| 📌O sales activities szczegółowo piszę w rozdziale dotyczącym złotej szóstki HubSpot. Przypominając, chodzi o: maile, telefony, spotkania, notatki, zadania oraz transakcje. System HubSpot monitoruje i pomaga automatyzować wykonywanie tych czynności. A bez piątki działań nie ma możliwości doprowadzenia do tej szóstej, czyli transakcji. |
Jeżeli przyjdziesz do BusinessWeb po HubSpot i będziesz oczekiwał większego nacisku na czynności operacyjne, to będziemy rekomendować Ci powrót do fundamentu. Najpierw Twój zespół powinien pracować na aktywnościach sprzedażowych i jest zobowiązany dokładnie je zmierzyć. Potem skupić się na aspektach operacyjnych.
W tym celu możesz wykorzystać gotowe rozwiązania w HubSpot, dzięki którym unikniesz skierowania go w stronę zaawansowanego projektu IT. Nie będzie trzeba budować czegoś od nowa, dobudować dodatkowych elementów, a przy tym zatrudniać deweloperów i analityków.
Oczywiście jest możliwe, żeby rozwijać HubSpot, jak projekt IT (pisałem o tym w artykule HubSpot to nie projekt IT! Choć, gdy tego potrzebujesz, nim będzie), ale na początek zawsze naszą rekomendacją jest powrót do podstaw.
Jeżeli bardzo dobrze zbudujesz tę bazę, to będziesz mieć dużo większe szanse na zamykanie transakcji i na dojście do etapu budowy systemu operacyjnego.
Czy Twój zespół sprzedaży musi wykonywać czynności operacyjne?
Przed decyzją o HubSpot musisz rozważyć, czy Twój zespół sprzedaży powinien wykonywać czynności operacyjne.
HubSpot ma systemy zarządzania: zadaniami, taskami, ticketami i dodatkowo dysponuje nieograniczoną liczbą darmowych użytkowników. Dlatego możesz pomyśleć o tym, w jaki sposób zmienić trochę procesy sprzedażowe w swojej firmie i rozdysponować zadania operacyjne na inne zespoły i pracowników. To z pewnością pomoże sprzedawcom skupić się na kluczowych czynnościach w swojej pracy.
HubSpot Ci to umożliwi, dzięki temu, że ma odpowiedni do tego moduł – Service Hub oraz darmowych użytkowników, których możesz dowolnie alokować do zadań, wykorzystując automatyzacje wbudowane w system HubSpot. W artykule: Trzy twarze Service Hub, masz szczegółowo rozwinięty ten wątek.
Podsumowanie
Jeżeli chcesz wdrożyć CRM HubSpot w swojej firmie to:
- Pomyśl, czy bardziej potrzebujesz obszaru operacji i raportowanie, czy raczej kontroli procesu sprzedażowego.
- Zastanów się, czy najpierw wolisz skupić się na monitorowaniu działań i efektów pracy sprzedażowej, a dopiero później dobudować elementy związane z operacjami.
Jeżeli operacje są dla Ciebie ważne – ten temat nie zostanie przez nas pominięty podczas wdrożenia.
Pamiętaj jednak, że bardzo często obszary operacyjne wymagają dodatkowych elementów do budowy procesów sprzedaży. Na przykład potrzebują inwestycji w wersję Enterprise, żeby mieć dostęp do funkcji Custom Objects (własnego modelu danych w HubSpot, to np. koszty, faktury, pracownicy, studenci, mieszkania, samochody). Musisz gdzieś trzymać dane alokowane do projektów czy zasoby niezbędne do ich realizacji.
Potrzebny będzie również moduł Operations Hub, na którym będziesz wykonywać skomplikowane kalkulacje na danych w systemie, pomiędzy różnymi polami, używając różnorodnych funkcji matematycznych.
Kiedy spojrzysz na koszty wprowadzenia w życie HubSpot pamiętaj, że operacyjne elementy można często zbudować, wykorzystując standardowe funkcje systemu. Czasami jednak będzie to wymagać większej praca i zaangażowanie zasobów IT potrzebnych do ich analizy oraz budowy, wykorzystując wcześniej wspomniane Custom Objects.
To jaka decyzja? Zaczynamy od procesów sprzedażowych czy operacyjnych?
