- Nazwa firmy: Grenton
- Branża: Producent oprogramowania i rozwiązań Smart Home
- Lokalizacja: Polska
- Strona internetowa: grenton.pl
Wywiad Video z CEO Grenton Bartkiem Gierszynem
Zrealizowane usługi
- Audyt Portalu HubSpot posiadanego przez Grenton i rekomendacje usprawnień
- Konfiguracja zaleceń poaudytowych w obszarach sprzedaży, marketingu i obsługi klienta
- Przeszkolenie pracowników z systemu
- Migracja danych z Freshdesk do HubSpot Service Hub
Tło i Wyzwania
Grenton to dynamiczna, polska firma z ponad 10-letnim doświadczeniem, specjalizująca się w tworzeniu rozwiązań smart home. Technologię smart home zaczęła rozwijać w 2011 roku, a na rynek komercyjny weszła w 2015 roku. Od tego czasu nieustannie rozwija produkty i sieć partnerów.
Kluczowe Fakty o Grenton
Ponad 10 lat historii: Grenton rozpoczął swoją działalność w 2011 roku, wprowadzając swoje rozwiązania na rynek komercyjny w 2015 roku.
Obecność w ponad 30 krajach: Dostarcza niezawodne rozwiązania smart home do domów i mieszkań na całym świecie.
Cztery lokalizacje produkcji: Produkuje elementy systemu w czterech lokalizacjach, wszystkie zlokalizowane w Polsce.
Ponad 5000 profesjonalnych instalatorów: Rozwija nie tylko produkt, ale także sieć partnerów. Z Grenton współpracuje już ponad 5 tysięcy instalatorów.
Ponad 40 tysięcy użytkowników systemu: Ponad 40 tysięcy klientów na całym świecie zaufało Grenton, a liczba ta rośnie każdego dnia.
Ponad 70 pracowników: Zespół, zlokalizowany w biurach w Polsce i Dubaju, składa się ze światowej klasy specjalistów.
Posiadane rozwiązania przed wybraniem HubSpot
- Brak typowego CRM
- System ERP
- CMS stron internetowych
- Freshsales
- Mailchimp
Rozwiązania z jakimi był porównywany HubSpot
Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu HubSpot, Grenton rozważał inne rozwiązania takie jak SalesForce.
Wyzwania Grenton przed rozpoczęciem współpracy z BusinessWeb
Grenton zakupił i samodzielnie wdrożył HubSpot w 2022 roku.
Przed jego wybraniem brano pod uwagę rozwiązania Salesforce. Kluczową decyzją o wyborze HubSpot, było dobre wsparcie techniczne, dostępność polskiego partnera do współpracy oraz możliwość umieszczenia wszystkich procesów na jednym rozwiązaniu.
Z czasem dynamiczny rozwój firmy spowodował, że nie stosując standardów konfiguracji systemu, system nie był gotowy do dalszego jego skalowania w zakresie procesów sprzedaży i marketingu.
Pomimo posiadania modułów sprzedaży, marketingu i obsługi klienta w wersji Professional, nie wykorzystywano w pełni zalet platformy HubSpot do zintegrowania pracy tych trzech zespołów, co wpływało na całościową jakość obsługi klienta.
Dodatkowo, do obsługi klienta wykorzystywany był Freshdesk, który stanowił osobną, samodzielną aplikację i nie był zintegrowany z HubSpot. Firma posiadała licencję HubSpot Service Hub, która w znacznym stopniu mogłaby pomóc w połączeniu działań obsługi klienta z zespołami sprzedaży i marketingu, tworząc scentralizowaną platformę obsługi klienta. Licencja ta jednak nie była wykorzystywana.
Poniżej lista głównych wyzwań z jakimi mierzył się Grenton, pomimo posiadania HubSpota:
- Niewykorzystanie możliwości posiadanych licencji
Nie w pełni wykorzystywany potencjał HubSpot pomimo posiadania pełnych rozwiązań dla marketingu, sprzedaży i obsługi klienta w wersji Professional. Proces obsługi klienta prowadzony na zewnętrznym narzędziu Freshdesk, niezintegrowanym z HubSpot.
- Brak uporządkowanych danych w systemie
Grenton potrzebował uporządkować dane w systemie HubSpot, nadając im odpowiednią strukturę do dalszych działań marketingowych i sprzedażowych, w celu dalszego skalowania firmy. - Problemy z zarządzaniem subskrypcjami i zgodami
Brak spójności w zarządzaniu subskrypcjami marketingowymi, zapisami na listy oraz zgodami RODO utrudniał efektywne zarządzanie kontaktami marketingowymi. - Brak segmentacji bazy danych
Grenton nie miał docelowej segmentacji baz danych, co utrudniało efektywne działania marketingowe i sprzedażowe, w tym działania związane z dosprzedażą do obecnych klientów. - Niezintegrowane procesy marketingu i sprzedaży
Brak zintegrowanych procesów marketingowych i sprzedażowych oraz niejasność w statusach leadów powodowały, że przepływ informacji między zespołami był nieefektywny i tracono potencjał generowanych leadów. - Brak systemu scoringu leadów
Grenton nie posiadał efektywnego systemu scoringu leadów, co utrudniało ich segmentację pod względem kaloryczności oraz wdrożenie procesu ocieplania leadów. - Niewydajny system zarządzania zadaniami
Brak efektywnego systemu zarządzania zadaniami i kolejkami zadań powodował, że pracownicy sprzedaży nie mogli skoncentrować się na najważniejszych zadaniach. Dodatkowo nie było kontroli nad obciążeniem pracowników, co prowadziło do nierównomiernego rozkładu pracy. - Niewystarczające szkolenie i braki wiedzy z systemu w zespole sprzedaży
Zespołowi brakowało wiedzy i jednolitych standardów pracy na HubSpot. Nie wykorzystywano wielu z dostępnych funkcji HubSpot, mogących zostać zastosowanych w procesach sprzedaży Grentona. - Braki w raportowaniu
Brak dostępu do kluczowych KPI i statystyk dotyczących sprzedaży, marketingu i wsparcia klienta. Brak możliwości śledzenia wpływu działań marketingowych na sprzedaż, co utrudniało efektywne zarządzanie leadami. Wynikające z niespójnego skonfigurowania systemu według najlepszych praktyk HubSpota.
Cele Współpracy
Współpraca z Grenton rozpoczęła się od audytu platformy, który był kluczowym momentem w identyfikacji obszarów do poprawy. Braki w wiedzy pracowników oraz niespójna konfiguracja systemu były głównymi wyzwaniami, uniemożliwiającymi efektywne wykorzystanie platformy do pełnego monitorowania wyników we wszystkich obszarach działalności. Dlatego też audyt był nie tylko analizą bieżącej sytuacji, ale także punktem wyjścia do usprawnienia procesów i osiągnięcia spójności w działaniach firmy.
- Pełne wykorzystanie możliwości platformy HubSpot i integracja pracy między zespołami, poprawa procesów sprzedażowych i obsługi klienta, zwiększenie wiedzy z zespołu z funkcji HubSpot
- Usprawnienie komunikacji i współpracy między zespołami, w celu zwiększenia zwrotu z działań marketingowych i zwiększenia kontroli nad przepływem pozyskiwanych leadów
- Poprawa śledzenia i analizowania działań marketingowych oraz ich wpływu na sprzedaż, usprawnienie raportowania
- Zoptymalizowanie zarządzania obciążeniem pracowników, odpowiednia rotacja zadań oraz pracy na pozyskiwanych kontaktach
- Uzyskanie dostępu do kluczowych wskaźników efektywności (KPI) procesów sprzedaży i marketingu
- Migracja Freshdesk na HubSpot Service Hub w celu zintegrowania procesów obsługi klienta z procesami sprzedaży
Proces Współpracy
- Audyt Systemu: Przeprowadzenie audytu HubSpot, który obejmował ponad 60 punktów konfiguracji systemu w zakresie marketingu i sprzedaży. Opracowanie raportu luk w konfiguracji procesów oraz wiedzy pracowników.
- Konfiguracja i dostosowanie: Redefinicja pipeline'ów sprzedażowych, standardów wprowadzania danych oraz automatyzacja kluczowych procesów, wprowadzenie korekt do procesów na bazie informacji pozyskanych w audycie.
- Migracja danych: Przeniesienie zespołu wsparcia z Freshdesk’a na HubSpot bez utraty dotychczasowych danych. Zmigrowanie danych ticketów oraz pełnej historii kontaktów z wykorzystaniem narzędzia HelpDesk Migration. Została też przeniesiona i skonfigurowana baza wiedzy.
- Szkolenie: Przeprowadzenie szkoleń dla zespołów sprzedaży, marketingu i wsparcia, aby zapewnić jednolite standardy pracy na HubSpot.
- Wsparcie i optymalizacja powdrożeniowa: Kontynuacja wsparcia po rekonfiguracji systemu, aby zoptymalizować procesy i zapewnić maksymalne wykorzystanie HubSpot.
Rezultaty
- Zwiększenie generowania leadów o 100%: Uporządkowanie bazy danych i procesów marketing automation, co pozwoliło na bardziej efektywne generowanie leadów i dynamiczny wzrost ilości o 100% w ciągu roku.
- Poprawa konwersji: Automatyzacja przekazywania leadów marketingowych do handlowców i skuteczniejsze monitorowanie działań.
- Efektywność operacyjna: Wdrożenie monitoringu i potencjału lejka sprzedażowego.
- Inne kluczowe wskaźniki: Dostęp do zaawansowanych raportów sprzedażowych, marketingowych i serwisowych, co umożliwiło lepsze podejmowanie decyzji.
Opinia Klienta
„Dzięki przeprowadzonemu audytowi zrozumieliśmy, jak dużo możemy osiągnąć mająca poprawnie skonfigurowany system. W wyniku prac BusinessWeb HubSpot pozwolił nam zintegrować nasze działania sprzedażowe, marketingowe i wsparcia w jedną spójną platformę. Dzięki temu możemy lepiej obsługiwać naszych klientów i zwiększać efektywność pracy.”
Bartłomiej Gierszyn
CEO
Grenton
Przyszłe Plany
Grenton planuje dalszy rozwój i optymalizację procesów na HubSpot, w tym wdrożenie nowych funkcjonalności i narzędzi, aby jeszcze bardziej zwiększyć efektywność działania i zadowolenie klientów. Jednym z nich będzie zapewnienie zastosowanie AI w procesach komunikacji z klientami i wprowadzenie Chat na stronę internetową.
Wnioski
Podsumowanie sukcesu:
Dzięki wdrożeniu HubSpot i współpracy z Businessweb, Grenton udało się zintegrować i zoptymalizować kluczowe procesy biznesowe, co przełożyło się na lepszą obsługę klientów, zwiększenie efektywności pracy i poprawę wyników finansowych.
Rekomendacje:
Jeżeli samodzielnie konfigurowałeś HubSpot, skorzystaj z oferty audytu Portalu HubSpot realizowanym przez BusinessWeb, może on ci pomóc zwiększyć potencjał Twoich procesów sprzedaży, marketingu i obsługi klienta, tak jak to miało miejsce w Grenton.
