Kiedy zaczyna się pipeline? Jak oddzielić działania sprzedażowe od szansy na transakcję

By efektywnie zarządzać pracą swoją i swojego zespołu, możesz skorzystać z dostępnych narzędzi w CRM: pipeline, tagi, lifecycle stage i innych.

W zależności od tego, jaki CRM wybierzesz, narzędzia mogą się różnić pod względem nazwy i sposobu ich wykorzystania.

Zanim sprzedawca pozyska nowego klienta, czyli sprzeda komuś produkt albo usługę, musi przejść przez szereg etapów zwanych procesem sprzedażowym.

Proces ten składa się z wielu (w zależności od złożoności i skomplikowania oferowanej usługi lub towaru) kroków – od podstawowych jak kwalifikacja leada, wykonanie discovery call czy przygotowanie oferty, aż po podesłanie informacji o sposobie zapłaty czy wystawieniu faktury.

Praca sprzedawcy składa się z trzech, podstawowych etapów:

• znalezienie nowego klienta,
• stworzenie, przedstawienie i negocjacja oferty,
• zamknięcie sprzedaży.

Niezależnie od tego, jak skomplikowany produkt/usługę sprzedajesz, niezależnie jak jest profil Twojej organizacji, w procesie sprzedaży będą występować te trzy etapy.

Narzędzie, jakim jest pipeline zostało stworzone z myślą o etapie środkowym – za jego pomocą powinniśmy śledzić postęp konkretnej oferty (deal), a nie wszystkich działań sprzedażowych.

Pilnowanie postępu z lotu ptaka

Wszystkie kroki w procesie sprzedaży są ważne. Należy jednak zadać sobie pytania:

• Czy wszystkie aktywności sprzedawcy muszą znajdować się w lejku sprzedażowym?
• Jak duży odsetek potencjalnych klientów odpada podczas discovery call?
• Czy nasz klient ma realne zapotrzebowanie na nasz produkt i czy ma odpowiedni budżet, żeby kupić nasz produkt lub usługę?
• Czy ma wystarczającą „moc przerobową”, żeby wdrożyć nasze rozwiązania? 

W Hubspot, by monitorować aktywność sprzedawców oraz stale śledzić postęp w nawiązywaniu relacji, masz do dyspozycji paletę narzędzi:

• Lifecycle stage – dzięki temu systemowi możesz określić, w jakim etapie procesu sprzedażowego znajduje się potencjalny klient. 
• Lead status – dzięki wykorzystaniu tego statusu możesz szybko określić jakie działania na potencjalnym kliencie wykonał sprzedawca. Określa on również czynności, które należy wykonać w następnej kolejności, by przybliżyć potencjalnego klienta do otwarcia szansy sprzedaży. 
• Taski – w HubSpot znajdziemy narzędzie do tworzenia zadań dla siebie i dla członków zespołu. By nigdy nie zapomnieć o żadnym z potencjalnych klientów, powinniśmy po każdej rozmowie, spotkaniu czy interakcji z klientem stworzyć dla siebie task z przypomnieniem o kolejnym follow-up z kontaktem. Dobra praktyka pracy na kontaktach mówi, że każdy kontakt, nad którym pracuje sprzedaż, powinien mieć ustawiony task z zaplanowanym dalszym działaniem. 
• Tabele i widoki – dzięki odpowiednio przystosowanym tabelom w HubSpot możemy w prosty sposób sprawdzić datę ostatniej aktywności, jej rodzaj oraz zaplanowane kolejne zadania. Przy dobrze skonstruowanym widoku możemy z łatwością sortować klientów ze względu na ich progres w procesie sprzedażowym oraz kontrolować czy każdy z kontaktów jest otoczony odpowiednią opieką przez sprzedawców.

W HubSpot możemy monitorować i raportować wszystkie działania sprzedawcy bez konieczności tworzenia deali w pipeline. Dzięki temu w prosty sposób oddzielisz pracę sprzedaży na kontaktach od konkretnych, ukształtowanych szans sprzedażowych oraz oszczędzamy dodatkowej, administracyjnej pracy handlowcom.

Kiedy warto zacząć monitorować transakcję przy użyciu lejka?

Jeżeli już rozpoznaliśmy potrzeby klienta, jego profil i możliwości zakupowe, ustaliliśmy punkty wspólne oraz określiliśmy jaki produkt/usługa, możesz otworzyć szansę sprzedażową (deal) w lejku (pipeline). 

Dobrą praktyką jest upewnienie się, że przy tworzeniu nowej okazji sprzedażowej znamy trzy podstawowe wartości:

• produkt/usługa, którą chcesz sprzedać;
• szacowana cena danego produktu/usługi;
• określony czas realizacji – data zamknięcia szansy sprzedaży.

Dopiero kiedy znamy te trzy podstawowe czynniki, możemy z większą lub mniejszą dokładnością zacząć prognozować wpływy z transakcji w danym miesiącu.

Bez określenia tych trzech wartości nie możesz mówić o szansie sprzedaży – do momentu ustalenia, że przyszły klient jest zainteresowany konkretną ofertą/ produktem, wstępnie akceptuje warunki cenowe oraz ma bliżej określony termin realizacji, nie powinien mieć otwartej szansy sprzedaży (deal).

Dlaczego to ważne?

Odpowiednie określenie momentu otwarcia lejka pozwala nam oddzielić pracę sprzedawców na kontaktach od konkretnych i prawdopodobnych transakcji.

Dzięki temu mamy pewność że do pipeline trafiają tylko solidne, wcześniej omówione z klientem i prawdopodobne okazje sprzedaży.

Zbyt wczesne otwieranie szans sprzedaży jest jednym z najczęściej powtarzających się błędów podczas konstrukcji pipeline – zwrócić szczególną uwagę na ten etap!

Jeżeli pierwszy stage w pipeline jest ustawiony za wcześnie, nie będziesz w stanie dobrze zarządzać analityką sprzedaży. W lejku, na wejściu będzie bardzo dużo okazji sprzedażowych, ale zamykać się będzie zaledwie garstka. Może dawać Ci to mylne przeświadczenie o zawyżonych wpływach prognozowanych w danym miesiącu.

Za dużo szans sprzedażowych w pipeline może prowadzić do nieładu i braku przejrzystości w lejku.

Podsumowanie

Monitorowanie i trzymanie przysłowiowej ręki na pulsie w kwestii pracy z klientem jest kluczowym elementem dla każdego zespołu sprzedaży. Należy jednak bardzo dokładnie określić moment konwersji działań pogłębiających relację czy rozpoznania potrzeb klienta od konkretnej szansy sprzedaży.

By poprawnie korzystać z narzędzia, jakim jest pipeline i odczytywać z niego adekwatne dane należy upewnić się, że w momencie tworzenia deal w pipeline znamy trzy główne czynniki: produkt potrzebny klientowi, jego cenę i przybliżony czas realizacji zamówienia. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz przewidzieć, ile zarobisz w danym miesiącu.